{"id":1384276,"date":"2019-01-06T12:19:33","date_gmt":"2019-01-06T11:19:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.supplyvalueconsulting.com\/?p=1384276"},"modified":"2024-02-06T12:31:20","modified_gmt":"2024-02-06T11:31:20","slug":"sieben-schritte-zu-guten-kpis","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.supplyvalueconsulting.com\/de\/seven-steps-to-good-kpis\/","title":{"rendered":"Sieben Schritte zu guten KPIs"},"content":{"rendered":"

Messen ist Wissen. Seit den 1990er Jahren ist das Messen von Gesch\u00e4ftsprozessen und Unternehmensleistungen zu einer unverzichtbaren Aufgabe f\u00fcr professionelle Organisationen geworden, unter anderem durch die Balanced Scorecard. W\u00e4hrend man anfangs noch von \"Performance Measurement\" sprach, hat sich in diesem Jahrtausend der Fokus auf \"Performance Management\" verlagert; und damit von der reinen Messung zur Steuerung der Leistung von Prozessen und Organisationen. Um diese Kontrolle so effektiv wie m\u00f6glich zu gestalten, benennen Organisationen kritische Leistungsindikatoren (KPIs). Vor allem gr\u00f6\u00dfere Unternehmen verwenden gerne KPIs, um ihre Organisation, ihr Personal und ihre Prozesse zu messen und zu steuern. In gro\u00dfen multinationalen Unternehmen kann diese Zahl bis zu 15.000 betragen.<\/strong><\/p>\n

15.000 KPIs! F\u00fcr mich ist das DAS Zeichen daf\u00fcr, dass ein KPI nicht mehr das tut, was er tun sollte, und dass seine Verwendung dem urspr\u00fcnglichen Zweck sogar schaden kann. Aber wie k\u00f6nnen Sie als Unternehmen KPIs effektiv nutzen? In diesem Blog erkl\u00e4re ich anhand eines Beispiels, wie man planvoll die richtigen KPIs entwickelt.<\/p>\n

Schritt 1 - Bestimmen Sie Ihre Vision und Strategie<\/h4>\n

Der erste Schritt bei der Entwicklung von KPIs besteht darin, die Vision und Strategie der Organisation festzulegen. Schlie\u00dflich ist der \"Erfolg\" einer Organisation immer mit ihrem urspr\u00fcnglichen Ziel verbunden. Eine klar formulierte Strategie ist auch ein sehr effektives Kommunikationsinstrument f\u00fcr alle Mitarbeiter, die schlie\u00dflich mit den KPIs arbeiten m\u00fcssen. Dieser Schritt beschreibt im Wesentlichen, was Erfolg f\u00fcr Ihre Organisation bedeutet.<\/p>\n

Ein Unternehmen m\u00f6chte die Effizienz seiner Beschaffungsfunktion verbessern. Daher legt die Organisation die folgende Strategie fest: \"Die Wertsch\u00f6pfung der Beschaffungsabteilung soll innerhalb eines Jahres um 5% gesteigert werden.\"<\/em><\/p>\n

Schritt 2 - Beschreiben Sie alle Prozesse im Rahmen der Strategie<\/h4>\n

Eine klare Beschreibung der relevanten Gesch\u00e4ftsprozesse ist ein absolutes Muss. Die Prozesse sind n\u00e4mlich die Umsetzung der Gesch\u00e4ftsstrategie. Wenn sie nicht mit der Strategie \u00fcbereinstimmen und nicht dazu beitragen, diese zu erreichen, verfehlt der KPI sein Ziel. Dieser Schritt hilft bei der weiteren Unterteilung des gesamten Prozesses in kleinere Teilprozesse. Letztendlich ist es wichtig, dass Sie die KPIs zur Messung und Steuerung jedes dieser Teilprozesse verwenden.<\/p>\n

Zu den m\u00f6glichen Prozessen geh\u00f6ren Marktanalyse, Auftragsvergabe, Auswahl, Bewertung sowie die Abstimmung mit den Bedarfstr\u00e4gern innerhalb der Organisation.<\/em><\/p>\n

Schritt 3 - Erkennen und Definieren kritischer Erfolgsfaktoren (CSFs).<\/h4>\n

In diesem Schritt erarbeitet das Team die CSFs, d. h. die verschiedenen Formen des Erfolgs. GFK sind Faktoren, die sich direkt und in hohem Ma\u00dfe auf die Effizienz, Effektivit\u00e4t und Lebensf\u00e4higkeit einer Organisation oder eines Produkts auswirken und einen klaren Bezug zur Strategie aufweisen. Prozesse und Aktivit\u00e4ten, die mit einem CSF verbunden sind, m\u00fcssen bestm\u00f6glich ausgef\u00fchrt werden, um erfolgreich zu sein. Ein CSF ist ein kurzer Satz, zum Beispiel \"Erh\u00f6hung der Liefertreue\" oder \"Erh\u00f6hung der Kundenzufriedenheit\". F\u00fcr die meisten Organisationen und Prozesse sind f\u00fcnf CSFs das Maximum, mit dem man arbeiten kann. Achten Sie darauf, dass die CSFs insgesamt alle (wichtigen) Prozesse im Geltungsbereich abdecken. Wichtig ist auch, dass die CSFs dazu beitragen, die strategischen Ziele zu erreichen.<\/p>\n

Die Organisation hat die beiden wichtigsten Erfolgsfaktoren f\u00fcr sich identifiziert: \"Verbesserung der Effektivit\u00e4t der Beschaffung\" und \"Verbesserung des Lieferantenmanagements\".<\/em><\/p>\n

Schritt 4 - Definition von KPIs<\/h4>\n

Erst im vierten Schritt denken Sie \u00fcber KPIs nach. Im Gegensatz zu den CSFs sind KPIs quantitativ. Der KPI ist die Art und Weise, wie Sie den CSF messen und kontrollieren werden. Es ist also wichtig, dass Sie sich genau \u00fcberlegen, wie Sie den KPI messen wollen. Versuchen Sie, einen KPI so einzurichten, dass er als Prozentsatz gemessen werden kann. Au\u00dferdem sind Daten, die automatisch erfasst werden, viel praktischer als Daten, die manuell abgerufen werden m\u00fcssen. Vergewissern Sie sich, dass der KPI klar formuliert ist und dass die Messungen nicht manipuliert werden k\u00f6nnen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn mit einem KPI pers\u00f6nliche Boni verbunden sind. Bei der \"Preisrealisierung\" ist es zum Beispiel sehr wichtig, dass Sie klar formulieren, wie Sie sie berechnen, denn es sind mehrere Definitionen im Umlauf. Beziehen Sie au\u00dferdem Ihr gesamtes Team in die Entwicklung von KPIs ein. Viel zu oft werden KPIs von h\u00f6herer Stelle im Unternehmen vorgegeben. Das verursacht viel Widerstand und sorgt letztlich daf\u00fcr, dass KPIs weniger Wirkung haben. Beziehen Sie das Team mit ein. Dies f\u00fchrt oft zu neuen Erkenntnissen und h\u00f6herer Motivation!<\/p>\n

F\u00fcr den KSF \"Verbesserung der Beschaffungseffizienz\" wurden zwei KPIs ausgew\u00e4hlt: \"prozentuale Kostenreduzierung pro Kategorie und Monat\" und \"prozentualer Anteil der Bestellungen, die p\u00fcnktlich geliefert werden\". F\u00fcr den KSF \"Verbesserung des Lieferantenmanagements\" w\u00e4hlte die Organisation einen KPI aus, weil hier die gr\u00f6\u00dfte Aufmerksamkeit erforderlich ist: \"der Prozentsatz der Vertr\u00e4ge, die nicht \u00fcber eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurden\".<\/em><\/p>\n

Schritt 5 - Legen Sie fest, wie die Daten erfasst und die Ergebnisse angezeigt werden<\/h4>\n

Oft erweisen sich KPIs als unbrauchbar. Zum Beispiel, weil die erforderlichen Daten nicht oder nicht h\u00e4ufig verf\u00fcgbar sind. Wenn Sie als Organisation Ihre KPI in diesem Moment nicht anpassen, laufen Sie Gefahr, keine oder falsche Ergebnisse zu erhalten, die Sie unwiderruflich in die falsche Richtung f\u00fchren.<\/p>\n

In diesem Schritt ist zu pr\u00fcfen, woher die Daten stammen k\u00f6nnen. Werden beispielsweise Vertr\u00e4ge zentral gespeichert und wo wird festgehalten, ob sie \u00fcber einen Rahmenvertrag abgeschlossen werden. Um diesbez\u00fcgliche Probleme zu vermeiden, ist es ratsam, dies bei der Gestaltung der KPIs zu ber\u00fccksichtigen.<\/em><\/p>\n

Schritt 6 - Umsetzung der CSFs und KPIs<\/h4>\n

In der Implementierungsphase geht das System in Betrieb! Daten werden gesammelt, Berichte werden erstellt und Ihr Team beginnt allm\u00e4hlich, mit dem System zu arbeiten. Hier wird es sehr wichtig, dass Ihr Team lernt, wie man die KPIs verwendet und dass der Datenfluss gesichert bleibt. H\u00e4ufig ist eine Anlaufphase erforderlich, um zu pr\u00fcfen, ob alle gesetzten Ziele realistisch sind und ob alle Daten rechtzeitig erfasst werden k\u00f6nnen. Wie lang dieser Zeitraum genau ist, h\u00e4ngt stark von der Verf\u00fcgbarkeit der Daten und der Menge der KPIs ab. Besprechen Sie jedoch die L\u00e4nge dieses Zeitraums im Voraus und halten Sie sich daran.<\/p>\n

Schritt 7 - Plan Do Check Act<\/h4>\n

Der wichtigste Teil der Entwicklung und Verwendung von KPIs ist die Verwendung und Bewertung der KPIs.cog Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre KPIs und deren Annahmen kontinuierlich testen und aktualisieren. Ihre KPIs sollten so flexibel sein wie Ihre Organisation. Ein guter KPI f\u00fcgt sich nahtlos in die Organisation und ihre Prozesse ein. Ein h\u00e4ufiger Fehler ist, dass Unternehmen relativ leicht neue KPIs hinzuf\u00fcgen, aber vergessen, alte KPIs zu entfernen. Das f\u00fchrt dazu, dass Sie viel mehr KPIs haben als n\u00f6tig. Zu viele KPIs hindern Sie daran, sich zu konzentrieren, und k\u00f6nnen dazu f\u00fchren, dass Sie als Unternehmen das Ruder aus der Hand geben. Mein Rat ist daher, irrelevante KPIs wann immer m\u00f6glich zu entfernen, anstatt neue hinzuzuf\u00fcgen.<\/p>\n

In der Beispielorganisation ist es wichtig, die Nichteinhaltung von Vertr\u00e4gen in Bezug auf das Vertragsmanagement zu messen. Es ist m\u00f6glich, dass dies im n\u00e4chsten Jahr nicht mehr zur Strategie beitr\u00e4gt und der KPI an Priorit\u00e4t verliert. Dann ist es eine \u00dcberlegung wert, diesen KPI zu entfernen oder zu ersetzen. KPIs haben immer das Ziel, die Strategie zu erreichen und sind nicht in Stein gemei\u00dfelt.<\/em><\/p>\n

Hat Ihr Unternehmen Probleme mit der Entwicklung, Implementierung oder Auswertung von KPIs oder der Kontrolle der Leistung Ihrer Gesch\u00e4ftsprozesse im Allgemeinen? Wir freuen uns, mit Ihnen mitzudenken! Es ist jederzeit m\u00f6glich, ein unverbindliches Beratungsgespr\u00e4ch mit unseren Beratern zu vereinbaren.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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