Beste Value Inkoop

Best Value Procurement (BVP) is een innovatieve inkoopmethodiek gebaseerd op het inkopen en realiseren van de hoogste waarde voor de laagste prijs (best value). BVP biedt opdrachtgevers een hoge(re) voorspelbaarheid van het einddoel uitgedrukt in kosten, tijd en kwaliteit met minimale inspanning en controle van de opdrachtgever. BVP biedt optimale kansen voor aannemers om hun expertise te laten zien.

Wat is de beste Value inkoop?

BVP kan zowel in de private als in de publieke sector worden toegepast. In de publieke sector kan de methode worden opgenomen binnen het (Europese) aanbestedingsrecht waarbij de beste leverancier wordt geselecteerd op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). BVP kenmerkt zich doordat de opdrachtgever de doelen van het project definieert, zonder dat de opdrachtgever (in detail) voorschrijft hoe deze doelen bereikt moeten worden. Dus wel: de wat-vraag specificeren, maar niet (of zo min mogelijk): de hoe-vraag voorschrijven. Dit laat je over aan de leveranciers die expert zijn binnen hun vakgebied en het beste met (innovatieve) oplossingen kunnen komen.

Value Proces

1. Voorbereiding van het inkoopproces: Het BVP inkoopproces moet goed worden voorbereid. Het projectteam moet kennis hebben van de BVP-methodologie of (intern) hiervoor worden opgeleid. Centraal in de voorbereiding staat het achterhalen van de projectdoelstellingen. Deze moeten zo abstract mogelijk worden opgesteld. In deze fase wordt de Request for Proposals en bijbehorende zaken zoals de wegingsfactoren opgesteld.
2. Publicatie van het Aanbestedingsdossier: In deze fase wordt een marktinformatie- en BVP-bijeenkomst gehouden om de aanbestedings- en BVP-methode toe te lichten. Ook wordt in deze fase het bestek gepubliceerd, vinden de Nota van Inlichtingen (NII) ronde(n) plaats en schrijven geïnteresseerde marktpartijen in.
3. Kiezen: Het selecteren is het vinden van de EMVI, de economisch meest voordelige inschrijving, gebeurt aan de hand van de gunningscriteria met bijbehorende wegingsfactoren. De beste praktijk in BVP is om prijs 20% en kwaliteit 80% te wegen. De 80% is als volgt opgebouwd:

• Prestatieonderbouwing: 20%
• Planning: 5%
• RAVA-plan (risico- en kansendossier): 25%
• Interviews: 30%

Afbeelding 1, selecteer BVP

4. Concretisering: Met de best scorende leverancier, de EMVI gevonden, wordt de Concretiseringsfase gestart. In deze fase moet de leverancier zijn inschrijving verder uitwerken en dus verduidelijken. Dit is nodig omdat de leveranciers in de eerste fase alleen hun offerte hebben geschetst. Tijdens deze fase stelt de leverancier een risicodossier op, waarin de unieke risico's worden beschreven die deze leverancier voor het project ziet en de risico's die de concurrentie heeft gedefinieerd, evenals de beheersmaatregelen die de leverancier voor alle gedefinieerde risico's neemt om het optreden van risico's te minimaliseren. Ook de door de klant gekozen waardeverhogende opties worden door de leverancier tegen meerprijs uitgewerkt. Als de gedetailleerde uitwerking volledig bevredigend is voor de klant, wordt de opdracht daadwerkelijk gegund.

5. Uitvoeren: Tijdens de uitvoeringsfase wordt de leverancier verantwoordelijk gemaakt voor het managen van het project. Hierdoor kan de leverancier zo dicht mogelijk op het project zitten en afwijkingen van de doorlooptijd, het beschikbare budget en de kwaliteit van de eindoplevering in een zo vroeg mogelijk stadium signaleren en bijsturen. Tijdens het projectmanagement gebruikt de leverancier het risicodossier zoals dat in de vorige fase is opgesteld. Een risico dat zich voordoet, al dan niet gedefinieerd in het risicodossier, wordt opgenomen in het wekelijkse risicorapport dat naar de klant wordt gestuurd.

Voordelen van BVP

Het toepassen van BVP in uw inkoop- of aanbestedingsproces heeft een groot aantal voordelen. We hebben de grootste voordelen voor u op een rijtje gezet:

• Toepassing van BVP heeft een positieve invloed op de prestaties van het ingekochte project in termen van doorlooptijd, kosten en klanttevredenheid. Zie onderzoek naar Europese aanbestede ICT-projecten uitgevoerd door Supply Value in samenwerking met de Radboud Universiteit Nijmegen. Zie daarnaast de algemene resultaten van de toepassing van BVP in 1000 projecten ter waarde van $4,7 miljard (pbsrg.com/about/results; Sullivan, Kashiwagi, & Chong, 2007; Kashiwagi, 2011):
  - Klanttevredenheid van 98%;
  - Minimalisatie van afwijkingen in kosten en doorlooptijd;
  - Minimalisatie van risico's en projectmanagement door de klant tot 90%;
  - Verhoogde inkomsten van leveranciers tot 100% zonder de projectkosten te verhogen.
• Lagere totale eigendomskosten dan traditionele (inkoop)methoden waarbij de prijs doorslaggevend is. Bij een traditionele inkoopmethode worden meestal specifieke eisen geformuleerd in de vorm van minimumnormen, standaarden en kwaliteitscriteria. Hiermee wil de opdrachtgever een bepaald minimumniveau van het ingekochte project veiligstellen. In de praktijk blijkt dit echter een averechts effect te hebben. Alle leveranciers richten zich op het gedefinieerde minimum om de prijs, die bepalend is voor de gunning, zo laag mogelijk te houden. Hierdoor is het minimaal gewenste kwaliteitsniveau ook het maximale niveau geworden dat leveranciers zullen leveren, zie figuur 2.
• Bovendien, minimumvereisten definiëren stelt slecht presterende leveranciers in staat om succesvol mee te dingen naar de gunning van het project. Ze kunnen het contract binnenhalen door aan alle gedetailleerde voorgeschreven voorwaarden te voldoen. Bovendien neemt het het concurrentievoordeel van goed presterende leveranciers weg. Zij kunnen beter presteren dan het gedefinieerde minimum. Dit is ook duidelijk zichtbaar in figuur 2.

Afbeelding 2, minimale voorwaarden

• BVP eist in de 2e fase bij het vinden van de EMVI alleen globale biedingen van alle bieders. Dit heeft voordelen voor de leveranciers en voor de klant. De leveranciers transactiekosten besparen voor het detailleren van hun inschrijving. Dit bespaart de inschrijvers veel werk in een fase waarin de kans op gunning van het project nog relatief klein is. In totaal bestaat de inschrijving van elke inschrijver uit slechts enkele pagina's, waarin de inschrijvers zich moeten onderscheiden van hun concurrenten. Daarnaast worden de inschrijvingen door uw organisatie beoordeeld op dominante verschillen. Hierdoor kan de opdrachtgever met weinig energie de beste aanbieder identificeren. Deze aanbieder moet in de 3e fase de volledige offerte uitwerken, zodat de opdrachtgever kan controleren of deze aanbieder al zijn beloftes kan waarmaken. Als dat het geval is en de klant geen bedenkingen meer heeft, wordt het project gegund.
• De methode Het generieke karakter van BVP maakt het breed toepasbaar, namelijk voor elk product of dienst dat wordt uitbesteed waarbij de markt logischerwijs meer kennis heeft dan de klant, de uitbesteder.