Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces dat vaak wel 9 maanden kan duren. Bij Supply Value zijn we ervan overtuigd dat het sneller kan: door drie onderdelen van dit proces anders aan te pakken, is het mogelijk om dit proces terug te brengen naar 10 dagen. In deze blog lees je welke drie onderdelen dit zijn, hoe dit anders kan en wat de best practices zijn.
Toegewijd team
Het eerste punt betreft het team waarmee je werkt. Zorg ervoor dat je een toegewijd team hebt dat beslissingen mag nemen. Met toegewijd bedoelen we ook echt toegewijd: tijdens die 10 dagen mag er niets anders op de agenda staan.
Houd er rekening mee dat dit team 10 dagen met elkaar in één ruimte zal zijn en zeer intensief zal samenwerken. Daarom is het belangrijk om een goede balans te houden tussen inspanning en ontspanning. Zo houd je het team gemotiveerd, voorkom je uitputting en houd je de sfeer goed.
Besluitvorming
De belangrijkste reden dat het opstellen van een aanbesteding vaak veel tijd in beslag neemt, is dat er heel veel beslissingen moeten worden genomen, die allemaal door verschillende mensen in de organisatie moeten worden beoordeeld en goedgekeurd. Het gevolg is dat een document vaak de hele organisatie moet doorlopen en steeds weer onderop de stapel belandt. Daarom is de tweede manier om tijd te besparen om dit anders aan te pakken. In plaats van het document naar de beslissers te brengen, brengen we de beslissers naar het document. Informeer de relevante besluitvormers tijdig over de te nemen beslissing, lever het document dat ze daarvoor nodig hebben op tijd aan en plan vervolgens een tijdstip in waarop ze bij elkaar kunnen komen voor een akkoord. Op die manier creëer je prioriteit voor de beslissing en voorkom je lange wachttijden voor overeenstemming.
De Value Sprint Methode©
De derde manier waarop je tijd kunt besparen is door gebruik te maken van de Value Sprint methode. Deze methode is ontwikkeld door Supply Value en bestaat uit een iteratief proces dat twee dingen mogelijk maakt. Ten eerste stelt de Value Sprint methode je in staat om je in te leven in de gedachten en verwachtingen van je klanten en stakeholders. Daarnaast stelt deze methode je in staat om kortcyclisch te testen en te evalueren of de beslissingen die je neemt en de resultaten die je levert overeenkomen met die verwachtingen. Zo voorkom je dat je een beslissing neemt en begint uit te werken, om er later achter te komen dat niemand op jouw idee zit te wachten.
De traditionele manier van aanbesteden, rond de tafel gaan om wensen en eisen te bespreken, werkt niet in deze situatie. In plaats daarvan is het goed om verschillende interactieve werkvormen te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat de juiste informatie en kennis naar boven komt en al doende worden de juiste discussies gevoerd. Bovendien is het op deze manier ook makkelijker om het energieniveau hoog te houden.
Samenvatting
Samengevat kun je de volgende drie dingen heel anders doen dan bij een normale inkoop om een proces dat normaal maanden duurt in 10 dagen af te ronden:
- Stel een toegewijd, multidisciplinair team en zorgen voor adequate begeleiding;
- Neem controle over besluitvorming door beslismomenten in te plannen met de beslissers;
- Maak gebruik van de Value Sprint methode en gebruik interactieve werkmethoden.
Je kunt het inzicht hieronder gratis downloaden.
