Sommige problemen zijn zo complex dat veel organisaties moeite hebben om op een gestructureerde manier inzicht te krijgen in de hoofdoorzaken van hun probleem. Sommige oorzaken worden snel gevonden, maar blijken niet aan de basis van het probleem te liggen of zijn een work-around voor het gevolg van het probleem. Het verhelpen van deze oorzaken neemt de problemen niet weg; het verplaatst ze hoogstens. Bovendien zijn de eerste gevolgen al duidelijk, maar is het nog onbekend welke gevolgen er nog meer zullen zijn. Hoe los je dit op?
In veel bedrijven waar we komen, zijn sommige problemen moeilijk op te lossen. We hebben bijvoorbeeld onlangs uitlijning door Groepsmodelbouw toe te passen. Met behulp van deze tool hadden we een gesprek over het "aligneren" van een projectorganisatie. Hoe zorg je ervoor dat iedereen niet alleen de projectdoelen kent, maar ze ook naleeft en ernaar handelt? GMB is echter slechts een van de vele hulpmiddelen die we gebruiken om onze klanten te helpen met complexe problemen. Een overzicht van vier tools die we regelmatig gebruiken.
Kaizen
Een effectieve methode voor het stroomlijnen van (productie)processen en het elimineren van verspilling is de Japanse verbetermethode Kaizen. De van nature Japanse methode gaat uit van verbetering door voortdurend in kleine stapjes vooruit te gaan. Door middel van een Kaizen-evenement pas je de Kaizen-methodiek in de praktijk toe op één of meerdere processen. De focus ligt hierbij op het verbeteren van een specifiek proces of het oplossen van een urgent probleem. Een multidisciplinair team van belanghebbenden uit alle lagen van de organisatie komt samen om verbeteringen aan een specifiek proces of werkgebied te ontwerpen en ook onmiddellijk door te voeren. Dit leidt tot snelle resultaten en een unieke leerervaring. Een probleem wordt bijvoorbeeld in korte tijd van kop tot staart aangepakt, er worden integrale, ketenbrede oplossingen gevonden en verschillende afdelingen werken samen aan het eindresultaat.
Groepsmodelbouw
GMB is een methode waarmee een systeem is gekoppeld aan een groep. Net zoals het menselijk lichaam zichzelf herstelt, bijvoorbeeld wanneer je een wond hebt, is een organisatie ook een zichzelf herstellend systeem. Dit verklaart waarom de kans groter is dat een situatie zich voordoet wanneer de onderliggende oorzaak van een probleem niet wordt weggenomen. De oorspronkelijke situatie wordt, net als een wond, hersteld. In complexe situaties, waarvoor GMB geschikt is, inzicht wordt gecreëerd in de huidige situatiedie de onderliggende oorzaken van een probleem verheldert.
Visgraat
Met het visgraatdiagram of Ishikawa-diagram kan een uitgebreide oorzaak-en-gevolganalyse. Deze tool identificeert de mogelijke oorzaken van een probleem. Een van de expertisegebieden van Supply Value is ketensamenwerking en om dat te bereiken is deze tool ideaal. Alle stakeholders die te maken hebben met het probleem in het proces nemen deel aan één of meerdere workshops om een specifiek probleem integraal vanuit de keten te bekijken en de hoofdoorzaken te identificeren. Daarbij kijkt u naar mogelijke oorzaken in vijf verschillende categorieën: Mens, Methode, Materiaal, Machine en Omgeving. Het belangrijkste is om de keten van oorzaken te belichten en de suboorzaken van oorzaken te ontdekken. Op deze manier kunt u de hoofdoorzaak identificeren en het probleem effectief bij de wortel aanpakken.
Value Stroom in kaart brengen
In Value Stream Mapping (VSM), materiaal- en informatiestromen worden gevisualiseerd. Het toont ook procesinformatie zoals doorlooptijden, omsteltijden, wachttijden, voorraden en problemen. Hierdoor wordt het voor iedereen duidelijk waar er kansen liggen voor verbetering in de processen. Deze initiële kaart van de huidige situatie wordt de IST-situatie genoemd. Zodra de IST-situatie is vastgelegd, creëert men een SOLL-situatie. Zoals de naam al zegt, is dit de gewenste situatie. Dit toont een proces dat gericht is op de klantvraag, zonder knelpunten. Ook kunnen de verschillen tussen de IST en de SOLL gemakkelijk worden uitgezocht, waarna men kan werken aan het oplossen ervan.
Evenement in kaart brengen
Situaties waarin zowel de (hoofd)oorzaken als de (eind)gevolgen van een probleem onduidelijk zijn, waarin bovendien de relatie tussen oorzaken niet duidelijk is, vragen om een slimme analysemethode: Event Mapping. Bij Event Mapping gaat u samen met een groep experts van het proces of specifieke probleem op zoek naar de relaties tussen alle verschillende variabelen, zowel oorzaken als gevolgen. Het startpunt is een sleutelmoment in het proces, bijvoorbeeld "het ontvangen van een klacht van een klant", en vervolgens ga je in een aantal sessies op zoek naar alle elementen die daarmee samenhangen. Vanuit het sleutelmoment gaat de groep stap voor stap op zoek naar oorzaken door terug te gaan in het proces. Daarna gaan ze verder in het proces, op zoek naar verdere gevolgen van een klantklacht. Met deze informatie kunnen vervolgens oplossingen worden gezocht voor zowel de (hoofd)oorzaken als de (eind)gevolgen).
