Verspilling is iets waardevols verloren laten gaan. Het is een begrip dat we allemaal kennen, maar helaas niet altijd herkennen. In elke organisatie komt verspilling voor, die idealiter zoveel mogelijk zou moeten worden geminimaliseerd of zelfs voorkomen. Met dit inzicht leiden we je door de verschillende varianten van verspilling en geven we voorbeelden aan de hand van het TIMWOODS-model. Op deze manier geven we je handvatten om verspilling binnen jouw organisatie te herkennen.
Lean filosofie
In essentie levert het elimineren van verspilling voor een organisatie de volgende voordelen op: lagere kosten, minder risico's, tevredener klanten en werknemers. Hieraan ligt de Lean-filosofie ten grondslag. In Lean worden 3 verschillende processen gedefinieerd. Ten eerste, het primaire proces, hier wordt het doel van de organisatie gerealiseerd en worden de kernactiviteiten van de organisatie weergegeven. Het secundaire proces zijn de ondersteunende processen die nodig zijn om het primaire proces te realiseren. Als laatste volgt het controleproces, waarmee de primaire en secundaire processen worden (bij)gestuurd.
Afval elimineren begint met vaststellen wat waarde is in de ogen van de klant. Vervolgens kijk je welke stappen in het proces waarde toevoegen. Een activiteit voegt waarde toe als ze aan 3 voorwaarden voldoet:
- De klant moet bereid zijn te betalen voor de activiteit
- De activiteit moet het product veranderen, zodat het dichter bij het door de klant gevraagde eindproduct komt te liggen
- De activiteit moet in één keer goed worden uitgevoerd
Kortom, het doel is om bijna alleen processtappen te hebben die waarde toevoegen. Met uitsluiting van de broodnodige secundaire en controlestappen.
Wat is er te winnen bij het elimineren van afval?
Het elimineren van verspilling levert een organisatie verschillende voordelen op. In wezen levert het lagere kosten op, bijvoorbeeld door een effectiever gebruik van werknemers en dus lagere arbeidskosten. Lagere kosten betekenen vaak een hogere winst op de lange termijn.
Daarnaast is er een groot voordeel voor werknemers en klanten. Het elimineren van verspilling in de keten verkort namelijk de doorlooptijden. Medewerkers houden meer tijd over voor primaire taken en een klant kan sneller en effectiever worden geholpen. Dit heeft als positief neveneffect een hogere klant- en medewerkerstevredenheid.
Tot slot zullen de risico's afnemen als de keten korter wordt. Een te lange keten, met veel omwegen, brengt risico's met zich mee in termen van verlies van informatie, meer knelpunten waar vertragingen kunnen optreden, enz. Deze risico's zullen automatisch afnemen als de totale keten korter wordt.
De 8 vormen van afval en voorbeelden
Om de acht grootste vormen van afval te onthouden en te identificeren, wordt het ezelsbruggetje TIMWOODS gebruikt.
De eerste vorm van afval in het TIMWOODS-model is Vervoer (T)Het onnodige transport van materialen of informatie. Het komt bijvoorbeeld vaak voor dat bezorgers inefficiënte routes rijden omdat klanten verschillende tijdstippen kiezen. PICNIC heeft deze vorm van verspilling slim geëlimineerd door vaste bezorgtijden per buurt in te zetten. Door de vaste bezorgtijden kunnen de bezorgers een efficiënte route rijden door elke buurt.
Inventaris (I) beschrijft het probleem waarbij meer informatie of materialen in voorraad zijn dan nodig is voor het proces. Bijvoorbeeld, een snoepleverancier met enorme voorraden die niet direct worden verkocht, zal tegen het probleem aanlopen dat zijn snoep verouderd raakt, waardoor het met grote verliezen moet worden verkocht aan prijsconcurrerende bedrijven zoals Action.
Dan komen we bij Motie (M), de inefficiënte verplaatsing van mensen. Dit is een verspilling die we allemaal wel eens ervaren op kantoor. Het kost veel tijd om van vergadering naar vergadering te gaan en vergaderingen zijn zo strak gepland dat we andere mensen laten wachten.
Dit brengt ons bij de vierde afval (W)Inefficiënt wachten op materialen en informatie. Als een procesketen erg lang wordt, verslechtert de communicatie en komt er bij elke stap meer risico. De ene leverancier moet wachten op de levering van zijn voorganger voordat het proces kan worden voortgezet. Dit kan bijvoorbeeld worden opgelost door duidelijke prioriteiten te stellen in een gezamenlijke dagelijkse of wekelijkse start.
Overproductie (O) betekent dat je meer produceert dan de klant vraagt. Op het moment dat je vooruit werkt terwijl nog niet alles duidelijk is, kan dat betekenen dat je later reparaties moet uitvoeren omdat niet de juiste aannames zijn gedaan. Dit veroorzaakt ook gebreken (D)diensten of producten die niet aan de verwachtingen voldoen. Verspilling kan worden voorkomen door niet te ver vooruit te werken en geleerde lessen op te nemen. Door geleerde lessen op te nemen, hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden en bespaar je tijd.
Oververwerking en onderverwerking (O)Meer werk doen dan de klant bereid is te betalen of te veel werk vragen om kwaliteit te leveren. Bijvoorbeeld door een heel duur apparaat te gebruiken, zoals een machine in een drukkerij waarmee je op A3-formaat kunt plastificeren. Deze apparatuur vereist veel kapitaal en wordt niet terugverdiend in een kleine drukkerij vanwege het kleine aantal bezoekers en de lage vraag naar geplastificeerde producten op A3-formaat. Aanschaf zou inefficiënt gebruik van de machine betekenen.
De laatst genoemde maar ook veel voorkomende verspilling is ongebruikte vaardigheden (S). De vaardigheden van werknemers spelen bijvoorbeeld een minder belangrijke rol wanneer de werknemer ander werk moet doen dan waarvoor hij oorspronkelijk was aangenomen, bijvoorbeeld door een tekort aan werk.
Afval aanpakken
Om de focus te verleggen naar primaire taken, zijn er veel hulpmiddelen ontwikkeld vanuit de lean filosofie om verspilling aan te pakken. Je kunt bijvoorbeeld een analysetool gebruiken zoals Value Stream Map of Branch Time Analysis (tijd vs. Value). In de kern gaat het bij deze tools om het uitzoeken van elke stap en taak in een proces en het meten van waarde aan de hand van belangrijke KPI's. Voor elke stap kun je uiteindelijk aangeven wat de toegevoegde waarde is voor de klant. Op deze manier kun je op een relatief eenvoudige manier zien welke stappen in het proces waarde toevoegen. Vervolgens moet het proces effectief worden geherstructureerd en aangepast zodat alleen de waardevolle taken in het proces overblijven.
Zelf aan de slag
Na deze uitleg over de verschillende soorten verspilling wordt het een stuk eenvoudiger om verspilling te herkennen en uiteindelijk de focus te verleggen naar de primaire taken die er het meest toe doen. Vraag jezelf daarbij altijd af: wat is het doel van mijn team of organisatie en wat draagt deze actie of dit proces daaraan bij? Uiteindelijk moeten alle dingen die je doet terug te leiden zijn naar het overkoepelende doel. Als het niets bijdraagt, kan het gewoon een vorm van verspilling zijn!
Als je als organisatie worstelt met het achterhalen van je doelen, het verminderen van afval in de toeleveringsketen of het implementeren van een oplossing, kun je onze consultant altijd om vrijblijvend advies vragen.
