Onderzoek toont aan dat 62 procent van de onderzochte bedrijven meer dan 100 contracten per maand verwerkt en 26 procent zelfs meer dan 500 (Ultria CLM enquête, 2019). Hiervan is 12 tot 15 procent niet traceerbaar of vastgelegd. Wanneer organisaties leveranciers niet of onvoldoende de in contracten vastgelegde afspraken laten nakomen, kan dit tot onbeheersbare risico's leiden. Wil je als organisatie contractmanagement goed inrichten, dan is dit niet direct opgelost door alleen een contractmanager aan te stellen. In dit inzicht lees je over het belang van contractmanagement en welke onderdelen van contractmanagement je als organisatie kunt uitbesteden.
Een kritische succesfactor
Contractmanagement is het bedrijfsproces van het systematisch en efficiënt beheren van contracten en ervoor zorgen dat alle overeengekomen rechten en plichten worden nageleefd op een voorspelbare en controleerbare manier, tot tevredenheid van alle belanghebbenden. Supply Value doet al jaren onderzoek naar trends binnen inkoop, waarbij contractmanagement steevast in de top vijf staat en in het onderzoek van 2020 zelfs op de tweede plaats. Hiermee kan gezegd worden dat er nog steeds organisaties zijn die nog niet goed weten hoe ze hun contracten optimaal kunnen benutten. Steeds meer organisaties zijn ervan overtuigd dat goed contractmanagement een kritische succesfactor is voor de continuïteit van een organisatie en het behalen van doelstellingen. Wetgeving dwingt organisaties ook om het totale contractmanagementproces op een transparante, controleerbare en betrouwbare manier in te richten. Het proces begint bij het eerste contact met de koper en eindigt pas nadat een contract is beëindigd en geëvalueerd. Het proces kent veel verschillende belanghebbenden met uiteenlopende belangen, wat contractmanagement complex kan maken. Waar de ene stakeholder vooral kijkt naar kwaliteit, is de andere gericht op financiën. Integrale visie ontbreekt regelmatig, met als gevolg dat afspraken in het contract niet of slecht vertaald worden naar hun betekenis voor de verschillende stakeholders.
In het volgende inkoopmodel van Supply Value is te zien dat contractmanagement onderdeel is van het primaire inkoopproces.
Als service
Wanneer een organisatie een uitdaging heeft met het optimaal benutten van contracten, kan het waardevol zijn om het contractmanagement geheel of gedeeltelijk uit te besteden. Als je hier als organisatie onzeker over bent, helpt de contractmanagement volwassenheid quickscan van Supply Value hierbij. Hoe lager een organisatie scoort op volwassenheid, hoe waarschijnlijker het is dat er nog volop verbetermogelijkheden zijn om meer uit contractmanagement te halen. In dat geval is contractmanagement als dienst een interessante optie. Afhankelijk van de volwassenheid kan een organisatie beslissen welk van de hiernaast genoemde niveaus wordt uitbesteed.
Contact beheer
Voordat we ons kunnen richten op contractbeheer en contractontwikkeling, moet het contactbeheer op orde zijn. Contractbeheer is het up-to-date houden van contractgegevens en het bewaken van contractvervaldata. Als contractgegevens nog niet up-to-date zijn, is het eerst zaak om de contracten in kaart te brengen. De contractanalysetool van Supply Value maakt inzichtelijk hoe uitgaven, contracten en verschillende leveranciers verdeeld zijn over de organisatie. Deze resultaten worden zichtbaar gemaakt in een dashboard. Met dit inzicht wordt ook duidelijk welke afdelingen welke contracten hebben afgesloten en wie de contracteigenaren zijn.
Mocht een organisatie nog geen tooling hebben om contractgegevens te monitoren en vervaldata te signaleren, dan is het raadzaam om een contractmanagement tool aan te schaffen. Inzicht krijgen in contracten is de eerste stap in het professionaliseren van contractmanagement.
Contractbeheer
Na contractbeheer kun je overgaan op het beheren van contracten. Als organisatie kun je ervoor kiezen om dit ook uit te besteden. Afhankelijk van het belang van leveranciers voor je organisatie worden contractafspraken met leveranciers proactief gecontroleerd op naleving. Er wordt ook gekeken naar de voorwaarden van de contracten om ze optimaal te benutten. Aflopende contracten kunnen opnieuw worden aanbesteed/aangekocht. Goed contractbeheer kan voordelen opleveren op het gebied van kostenbeheersing, kwaliteitsverbetering, innovatiebevordering en optimale samenwerking.
Beheer van leveranciers
Als je er als organisatie voor kiest om contractbeheer voor onbepaalde tijd uit te besteden en dus volledig te ontzorgen, komt ook leveranciersmanagement om de hoek kijken. We kijken naar de doelstellingen van de organisatie en hoe leveranciers daaraan kunnen bijdragen. Het huidige leveranciersbestand wordt beheerd. Het gaat hierbij om het maken van de juiste keuze van leveranciers, het kiezen van de juiste samenwerkingsvorm en het managen van leveranciers nadat de keuzes zijn gemaakt. Dit omvat het optimaliseren van prestaties en het verbeteren van processen om de waarde van leveranciers voor de organisatie te maximaliseren.
Uitbesteden of niet?
De keuze om al dan niet een deel van het contractbeheer van je organisatie uit te besteden heeft een aantal voor- en nadelen. Het is aan de organisatie zelf om deze voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen.
Voordelen van contractbeheer als service
Het uitbesteden van contractbeheer heeft een aantal voordelen, te beginnen met het wegnemen van tijdsdruk. De organisatie kan zich richten op haar kernactiviteiten en hiervoor haar eigen personeel inzetten. Ook is gespecialiseerd personeel niet altijd aanwezig binnen een organisatie. Wanneer een organisatie ervoor kiest om contractbeheer uit te besteden, kan bovendien worden verwacht dat er een hogere kwaliteit wordt geleverd in een kortere tijd. Ook doet de organisatie ervaring op met 'hands-on best practices', die in een later stadium wellicht zelf kunnen worden toegepast.
Nadelen van contractbeheer als dienst
Het uitbesteden van contractbeheer heeft ook een aantal nadelen. Namelijk, als organisatie vergroot je de afhankelijkheid doordat je minder zicht hebt op de uitvoering van het werk. Ook kan specifieke kennis en kunde die in het verleden is opgebouwd (deels) verloren gaan. Als je na verloop van tijd onverhoopt toch weer zelf contractmanagement wilt uitvoeren, kost het tijd en geld om op een gewenst niveau te komen.
Hoe maken we een goede afweging?
Als de voor- en nadelen duidelijk zijn, is het belangrijk om ze tegen elkaar af te wegen. Bij het kiezen kan het helpen om de vier onderstaande stappen te gebruiken.
- Kernactiviteiten vaststellen; Bepalen of een bepaalde activiteit een kernactiviteit is. Een kernactiviteit onderscheidt de organisatie en wordt dus niet uitbesteed.
- Bepaal de strategische overwegingen; Denk aan de mate waarin de organisatie afhankelijk wil zijn van andere leveranciers, de controle die je wilt behouden over de kwaliteit of dat het verlies van kennis en vaardigheden in je eigen organisatie acceptabel is.
- Kostenraming; De kosten van uitbesteding worden bepaald. Houd ook rekening met afsluit- en monitoringkosten. Houd rekening met eventuele afkoop van lopende contracten, kosten voor leveranciersselectie en kosten voor het evalueren en verbeteren van de prestaties.
- Kosten-batenanalyse; organisaties besteden alleen uit als de kosten van uitbesteding lager zijn dan de kosten van het zelf (blijven) uitvoeren van een activiteit. Merk op dat de lagere kosten wel moeten opwegen tegen de grotere afhankelijkheid van leveranciers, verminderde controle en het verlies van kennis & vaardigheden.
