Bij Supply Value is het onze missie om de wereld duurzaam te verbeteren door organisaties slimmer te laten samenwerken. Wij geloven dat resultaten die individueel niet haalbaar zijn, worden overtroffen als je samenwerkt. Dit geldt niet alleen voor individuen, maar ook voor organisaties. Goede samenwerking tussen organisaties is echter erg moeilijk te realiseren. In de praktijk zien we dat organisaties verschillende barrières tegenkomen die de samenwerking met hun ketenpartners belemmeren. In dit inzicht bespreken we welke barrières we het meest zien en wat jouw organisatie kan doen om deze barrières weg te nemen. Op deze manier helpen we u de manieren waarop effectieve samenwerking kan worden gesaboteerd te herkennen, te voorkomen en te verhelpen.
De barrières die we in de praktijk het vaakst zien, kunnen grofweg worden onderverdeeld in 2 onderwerpen: IT-systemen & communicatie en verschillende belangen & middelen. IT-systemen & communicatie gaat vooral over het probleem dat organisaties verschillende IT-systemen gebruiken die niet op elkaar aansluiten, waardoor communicatie en (vertrouwelijke) informatie-uitwisseling moeizaam verloopt. Verschillende belangen & middelen gaat over het feit dat de organisaties in de keten het gemeenschappelijke belang van effectieve ketensamenwerking moeten erkennen en bereid moeten zijn om hierin te investeren. Hieronder leggen we uit welke problemen zich hierbij kunnen voordoen en hoe je hiermee om kunt gaan.
IT-systemen en communicatie
Een van de meest voorkomende problemen voor organisaties die samenwerken met hun ketenpartners is dat verschillende organisaties vaak verschillende IT-systemen gebruiken. Dit bemoeilijkt de samenwerking omdat deze systemen vaak niet of onvoldoende met elkaar kunnen communiceren. Dit maakt goede en efficiënte informatie-uitwisseling tussen ketenpartners erg lastig, terwijl dit een van de belangrijkste kenmerken is van effectieve samenwerking. Het gaat hierbij vaak om vertrouwelijke informatie die niet in de openbaarheid mag komen: simpelweg een e-mail sturen of de cloud openstellen voor ketenpartners is lang niet altijd verantwoord. Bovendien zijn het niet alleen de systemen voor informatie-uitwisseling die hier voor problemen kunnen zorgen, maar bijvoorbeeld ook de planningssystemen. Als je bijvoorbeeld intensiever wilt samenwerken met een van je ketenpartners om de levertijd naar de eindklant te verkorten, is het belangrijk dat de planningssoftware die je ketenpartner gebruikt, geïntegreerd kan worden met de planningssoftware binnen jouw organisatie.
Dus hoe gaan organisaties hiermee om? Er zijn verschillende manieren om de barrière van verschillende IT-systemen te overwinnen:
- Nieuw IT-systeem: De meest voor de hand liggende oplossing is om de oude systemen los te laten en samen met uw ketenpartners een nieuw en hetzelfde IT-systeem te implementeren. Maar ondanks het feit dat het gezamenlijk aanschaffen van een nieuw IT-systeem goedkoper is dan alleen, is dit nog steeds een vrij dure en tijdrovende oplossing. Dit betekent immers dat alle gegevens van het oude systeem moeten worden overgezet naar het nieuwe systeem en dat uw medewerkers moeten leren werken met dit nieuwe systeem.
- Makelaarssysteem: Een eenvoudigere oplossing is om een intermediair systeem te gebruiken, ook wel een "broker" genoemd. Dit systeem verbindt de verschillende systemen met elkaar en vertaalt de informatie van het ene systeem zodat het andere systeem het begrijpt. Op deze manier kan ieder zijn eigen vertrouwde systeem blijven gebruiken. De kosten van zo'n broker worden hierbij gecompenseerd door de besparingen van efficiëntere informatie-uitwisseling.
Tot slot zijn er relatief eenvoudige oplossingen voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. De eenvoudigste optie is het afsluiten van een geheimhoudingsovereenkomst. Een alternatief is om een derde partij in vertrouwen te nemen die alle informatie van alle partijen beheert.
Verschillende interesses & bronnen
De tweede veel voorkomende barrière voor ketensamenwerking betreft de belangen van de organisaties in de keten. Effectieve samenwerking komt alleen van de grond als alle organisaties in de keten dezelfde belangen nastreven. Wanneer ketenpartners nog niet met elkaar samenwerken, houden ze nog geen rekening met elkaars doelen en belangen: ze werken in een silo. Voor een goede samenwerking wil je die silo doorbreken door gemeenschappelijke doelen vast te stellen; dit kan echter erg lastig zijn vanwege tegenstrijdigheden in reeds bestaande doelen. Het doel van een organisatie kan bijvoorbeeld zijn om haar producten tegen de laagst mogelijke prijs aan te bieden aan de eindklant, maar het doel van de leverancier is om de hoogst mogelijke kwaliteit te leveren met de beste materialen, zonder te kijken naar de kosten. Wat we ook veel zien gebeuren is dat ketenpartners verschillende prioriteit geven aan gezamenlijke projecten. Dit leidt vervolgens tot discussie over de investering en planning, waardoor het project niet gestart kan worden.
De middelen die beschikbaar zijn voor een ketenpartner spelen hierbij een belangrijke rol: meestal vereist effectieve samenwerking een investering vooraf, die later ruimschoots wordt terugverdiend. Kleinere organisaties in de keten hebben echter niet altijd voldoende middelen om een dergelijke investering te doen. In dat geval, als de andere ketenpartners niet bereid zijn om de kosten van de kleinere organisaties te dragen en de investering niet doorgaat, loopt de hele keten de voordelen van de investering mis. Bovendien is de plaats waar de kosten vallen lang niet altijd dezelfde als de plaats waar de baten vallen. Omdat organisaties dit weten, zijn ze vaak erg terughoudend met het doen van investeringen waarvan ze niet zeker weten of ze er de vruchten van zullen plukken. Tot slot komt het ook voor dat er binnen één organisatie discussie is over het belang van samenwerkingsprojecten: bestuurders willen bijvoorbeeld graag samenwerken met ketenpartners, maar de lagen daaronder zien het nut er niet van in, of dit wordt niet goed gecommuniceerd.
Dat laatste is uiteraard het eerste dat moet worden opgelost. Het is essentieel dat een organisatie het intern eens is over de noodzaak van ketensamenwerking. Zorg er daarom voor dat iedereen het nut van de samenwerking inziet en dat er een commitment is vanuit het topmanagement dat door de hele organisatie gevoeld wordt. De eerste stap is het helder formuleren van de samenwerkingsdoelstelling: wat gaan we precies bereiken met deze samenwerking? Communiceer deze doelstelling duidelijk naar de ketenpartners en identificeer de stakeholders en hun belangen. Samenwerking wordt vaak gezien als een 'zacht' concept, terwijl het in essentie gaat om het verkrijgen van meer rendement door betere coördinatie en schaalvoordelen: iets wat eigenlijk heel 'hard' is. Het is daarom belangrijk om te praten over eventuele tegenstrijdige belangen, waarbij onderhandelen onvermijdelijk is. Houd daarom altijd het samenwerkingsdoel voor ogen, zodat het gemeenschappelijk belang prioriteit krijgt.
Wanneer de hele keten dit gemeenschappelijke belang erkent, zal dit leiden tot een verandering in de houding ten opzichte van noodzakelijke investeringen: ketenpartners met de meeste middelen zullen bereid zijn om meer te investeren om de samenwerking van de grond te krijgen. Om ervoor te zorgen dat degenen die meer investeren ook meer profiteren, kun je overwegen een fonds op te richten. Ketenpartners storten dan hun middelen in dat fonds, waaruit vervolgens de investeringen worden betaald. Door in het fonds duidelijk bij te houden welke organisatie welk deel heeft ingebracht, kunnen de baten van de investeringen ook evenredig over de ketenpartners worden verdeeld. Te hard en commercieel onderhandelen is uit den boze; dit verziekt de relatie nog voordat de samenwerking is begonnen. Bouw vertrouwen op door minder te beloven en meer te leveren, en geef elkaar aandacht. Door de verschillende belangen die elke ketenpartner heeft te erkennen, een gezamenlijk plan te bedenken om aan die belangen tegemoet te komen zonder het samenwerkingsdoel uit het oog te verliezen en vooral door elkaar te vertrouwen, gaan de neuzen dezelfde kant op staan en wordt een goede en effectieve ketensamenwerking mogelijk, waar elke ketenpartner van kan profiteren. Je kunt het inzicht hieronder downloaden.
