Op maandag 27 september 2021 is een team van 11 mensen van netwerkbedrijf Alliander en Supply Value gestart met de voorbereiding van de Europese aanbesteding MRO artikelen. Het doel was om deze tender in 10 werkdagen geschreven te hebben. Supply Value sprak met Annemieke Theloosen en Anouk van Dam over hoe zij dit proces hebben ervaren.
Over MRO-artikelen
MRO staat voor Maintenance, Repair en Operations. Deze artikelen zijn nodig om het primaire proces van Alliander, de aanleg en het onderhoud van de gas- en elektriciteitsnetten, in stand te houden en worden gebruikt door monteurs, aannemers en in projecten die door en voor Alliander worden uitgevoerd. Voorbeelden zijn gereedschappen, bevestigingsmaterialen en bouten en moeren.
Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces dat vaak veel tijd in beslag neemt
Bij Alliander duurt het publiceren van een tender gemiddeld zo'n 9 maanden. Het is een complex en tijdrovend proces. Dit komt omdat Alliander vanwege zijn cruciale rol in het energiedomein te maken heeft met uitgebreide besluitvormingsprocedures, vaak complexe vraagstukken, een breed scala aan stakeholders en intensieve samenwerking tussen de verschillende bedrijfsonderdelen. Intensieve samenwerking leidt onvermijdelijk tot discussies. Het voorbereiden van aanbestedingen is vaak een tijdrovend en complex proces.
Niet alle inschrijvingen zijn geschikt voor deze aanpak
We hebben lang onderzocht welke aanbesteding je met deze Supply Value-aanpak op de markt wilde brengen. Achteraf bleek de aanbesteding voor MRO-artikelen behoorlijk complex. Bent u achteraf gezien blij dat deze tender is gekozen? Of had je misschien liever een minder complexe aanbesteding gezien?
"We zijn zeker blij dat we deze aanbesteding hebben voorbereid met behulp van jullie aanpak. We liepen tegen tijdsdruk aan bij deze aanbesteding, maar met behulp van de 10-daagse konden we de documenten binnen een zeer kort tijdsbestek voorbereiden en presenteren aan de Raad van Bestuur. Het dwingt ons ook om complexere zaken op een effectievere manier voor te bereiden.
De aanbesteding van MRO-artikelen kenmerkt wel de complexiteit van aanbestedingen bij Alliander en het is dus een goede test geweest om het überhaupt toe te passen op andere aanbestedingen."
De ervaringen met deze aanpak zijn zeer positief
Voor Alliander was deze manier van aanbesteden nieuw. Supply Value, die deze aanpak bij veel klanten toepast, ziet dat veel organisaties worstelen om de voorbereiding op de aanbesteding leuk en effectief te organiseren. Ook is het mooi om te zien dat de interne organisatie de voortgang van de aanbesteding nauwlettend volgt. Wat zijn jullie ervaringen?
"Binnen Alliander gebruiken we de woorden SAMEN, FOCUS en DOEN. De aanpak van de aanbesteding in 10 dagen sluit daar perfect op aan! De aanpak helpt Alliander om sneller beslissingen te nemen, tijd efficiënt te besteden en het geeft 100% focus. De tender in 10 dagen vraagt om een dedicated team dat 10 dagen wordt vrijgemaakt, waardoor je volledig gefocust bent op de tender. We vonden ook dat plenaire discussies binnen het team vaak lang duurden, maar de aanpak "dwong" ons om keuzes te maken.
Maar 10 dagen achter elkaar samenwerken aan de aanbesteding is behoorlijk intensief, het vraagt veel van het team en het was moeilijk om ervoor te zorgen dat we niet 's avonds nog aan ons gewone werk zaten."
De onderlinge samenwerking verliep soepel
Hoe verliep de samenwerking? Wat vond je goed gaan of wat had beter gekund?
"De intensieve samenwerking is door het hele team als zeer prettig ervaren. De intensiteit zorgde voor een vertrouwensband: iedereen had vertrouwen in elkaars expertise, maar durfde ook aan te geven wanneer men het niet met elkaar eens was. De Supply Value collega's waren echt onderdeel van het team en stonden niet aan de zijlijn toe te kijken, maar werkten actief mee. De energizers hielpen om elkaar informeel te leren kennen, waardoor mensen elkaar ook gingen vertrouwen en waarderen. Vooraf denk je dat een energizer niet nodig is, maar achteraf merk je echt dat het helpt. Het team vond het ook erg leuk."
Deze manier van inschrijven is zeker aan te raden
Zou je weer op deze manier inschrijven? "We gaan zeker vaker op deze manier aanbesteden en kijken ook naar een hybride model." De belangrijkste redenering hierachter is dat het Alliander de ruimte geeft om meer tenders op jaarbasis uit te brengen, wat gaat bijdragen aan zijn rol met betrekking tot de energietransitie.
Enkele geleerde lessen
- Denk van tevoren goed na over de randvoorwaarden en regel ze goed. Is het kern- en validatieteam goed genoeg vertegenwoordigd? Bedenk vooral welke aanbestedingsdocumenten aan te leveren vertraging kunnen opleveren.
- Bedenk goed welke standaardsjablonen al beschikbaar zijn binnen je organisatie en waar je misschien nog dingen moet aanpassen. Dit zorgt ervoor dat je niet blanco begint tijdens de periode van 10 dagen.
- Doe een aanbesteding in 10 dagen met een toegewijd team dat beslissingen mag nemen. Toegewijd betekent in dit geval: dat er in die 10 dagen niets anders op de agenda mag staan. Maak ook ruimte om elkaar persoonlijk te leren kennen; je gaat immers twee weken (zeer) intensief samenwerken.
- Plan voldoende schrijftijd in. Het is belangrijk om de vragen, eisen en wensen van de klant zo duidelijk en concreet mogelijk te beschrijven. Het kost tijd om deze dingen goed op papier te krijgen, maar zorg ervoor dat je de discussies vanaf het begin van het proces kort houdt.
- Plan daarnaast voldoende tijd in om de stukken door te nemen, zodat iedereen weet wat erin staat.
- Zorg ervoor dat je elke dag terugkijkt op wat er goed ging en wat er beter kan, op deze manier blijf je je continu verbeteren, zelfs binnen de 10 dagen.
- Plan als deelnemer aan de 10-daagse periode een extra dag in om uit te kunnen lopen of om rustig te kunnen werken.
Het projectteam
Namens Alliander: Annemieke Theloosen, Wouter Bregonje, Anouk van Dam, Elsbeth Janssens, Roberto Pavan, Marnix de Vries, Thole Prenger en Bert van Norden.
Namens Supply Value: Joris van Lierop en Vincent Abbenhuis
Aanbesteding over 10 dagen
Het voorbereiden van een aanbesteding is een complex proces dat vaak tot 9 maanden kan duren. Bij Supply Value zijn we ervan overtuigd dat het sneller kan. Door drie onderdelen van het inkoopproces anders aan te pakken, is het mogelijk om het proces in te korten tot slechts 10 dagen. De drie ingrediënten hiervoor zijn: Een dedicated & multidisciplinair team, besluitvorming in eigen huis en het gebruik van de Value Sprint Methode. Download de toolkit hier voor meer informatie!