Categoriemanagement brengt veel voordelen met zich mee. Het blijkt bijvoorbeeld dat organisaties die categoriemanagement hebben ingesteld gemiddeld 10 tot 14 procesbesparingen realiseren. Wat categoriemanagement voor jouw organisatie kan betekenen hangt af van verschillende factoren, zoals organisatiefocus, beleid, strategie en inrichting. Om rendement te behalen, is er dus meer nodig dan de inkoopfunctie instrueren om de categoriemanagementaanpak over te nemen. Het moet worden ingebed als een organisatiebrede filosofie, waarbij uw bedrijf het voortouw neemt, zowel nu als voor de toekomst. Hoe u dit aanpakt, leest u in dit inzicht.
Wat is categoriemanagement?
Categoriemanagement is een strategische benadering die meer in het algemeen afkomstig is uit de detailhandel voor inkoopdoeleinden, waarbij organisaties hun uitgaven segmenteren in gebieden die soortgelijke producten of diensten bevatten. De aan te schaffen producten en diensten worden onderverdeeld in categorieën. Voor elke categorie is er een op maat gemaakte strategie en aanpak. Het doel van categoriemanagement is het maximaliseren van de toegevoegde waarde en het minimaliseren van risico's, menselijke, milieu- en kosteneffecten. Onderstaand inkoopmodel van Supply Value laat zien waar categoriemanagement zich bevindt.
Mogelijke voordelen
Goed ontworpen categoriemanagement heeft een aantal voordelen, te beginnen met een betere zichtbaarheid van de uitgaven. Door nauwkeurig te kunnen zien wat er per categorie wordt uitgegeven, zullen verborgen kosten minder snel over het hoofd worden gezien. De nauwkeurigheid van je uitgaven is ook een eerste stap naar het realiseren van besparingen. Een beter inzicht in de inkoopuitgaven zorgt voor doorlopende resultaten voor de supply chain en maakt betere besluitvorming mogelijk. Bovendien kan categoriemanagement u helpen om effectiever en efficiënter samen te werken met leveranciers. Uw strategische leveranciers zullen meer zien in het werken met organisaties die oprecht geïnteresseerd zijn in hun processen en moeite doen om een relatie op te bouwen, wat resulteert in toegang tot meer innovatie. Category management kan ook zorgen voor een hogere klanttevredenheid. Met een beter besef van de markt waarin de organisatie zich bevindt, zal het gemakkelijker zijn om te beoordelen op welke gebieden de organisatie uitblinkt. Zo wordt het binnen elke categorie gemakkelijker om te zien hoe producten en diensten kunnen worden verbeterd.
Wanneer is categoriemanagement interessant?
Categoriemanagement is een systematische aanpak die voor het eerst werd toegepast in de detailhandel om een reeks producten te beheren als een strategische bedrijfseenheid. Sinds kort wordt het echter op grote schaal gebruikt door bedrijven in de publieke en private sector. Categoriemanagement kan vele vormen van waarde genereren voor een organisatie, maar het is nog steeds de mogelijkheid om de winstgevendheid van een bedrijf te maximaliseren die aandacht krijgt in het management van een organisatie. Categoriemanagement is interessant wanneer de aankopen van goederen en/of diensten van alle leveranciers samen tot de grootste uitgaven van een organisatie behoren. Bovendien kan het in bepaalde situaties interessant zijn om te onderzoeken of categoriemanagement kan worden opgezet. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde categorieën zo belangrijk zijn dat ze een gespecialiseerde aanpak vereisen of wanneer er een wildgroei is aan leveranciers voor hetzelfde type diensten/producten. Het kan ook zijn dat er vraag is naar dezelfde diensten/producten bij verschillende bedrijfsonderdelen of wanneer een strategische aanpak per categorie ontbreekt.
De basis voor succes
Een proces en filosofie
Volgens O' Brien (2019) is categoriemanagement zowel een proces als een filosofie. Waar het proces zich meer richt op de uitvoering van categoriemanagement, is de filosofie hoe organisaties de aanpak omarmen, organiseren en afstemmen op strategische doelen. Er moet een breed draagvlak zijn binnen de organisatie dat deze aanpak de nieuwe manier van inkopen is.
De kern van categoriemanagement is een strategische benadering van inkoop: Van de traditionele kijk op tactisch contracteren en inkopen naar waardemaximalisatie om bedrijfsdoelen en ambities te realiseren. Dit kan niet alleen vanuit de inkoopfunctie worden gerealiseerd, maar vereist een bedrijfsbrede aanpak. Als je als organisatie de potentiële voordelen wilt realiseren, moet er dus draagvlak zijn vanuit de hele organisatie om dit mogelijk te maken.
Een proces en filosofie
Volgens O' Brien (2019) is categoriemanagement zowel een proces als een filosofie. Waar het proces zich meer richt op de uitvoering van categoriemanagement, is de filosofie hoe organisaties de aanpak omarmen, organiseren en afstemmen op strategische doelen. Er moet een breed draagvlak zijn binnen de organisatie dat deze aanpak de nieuwe manier van inkopen is.
De kern van categoriemanagement is een strategische benadering van inkoop: Van de traditionele kijk op tactisch contracteren en inkopen naar waardemaximalisatie om bedrijfsdoelen en ambities te realiseren. Dit kan niet alleen vanuit de inkoopfunctie worden gerealiseerd, maar vereist een bedrijfsbrede aanpak. Als je als organisatie de potentiële voordelen wilt realiseren, moet er dus draagvlak zijn vanuit de hele organisatie om dit mogelijk te maken.
Een functieoverschrijdende aanpak
In het geval van categoriemanagement wordt van cross-functionele teams verwacht dat ze werken aan categorieprojecten om nieuwe inkoopstrategieën te identificeren en te implementeren. Cross-functioneel werken zorgt ervoor dat muren tussen afdelingen worden doorbroken. Daarnaast creëer je een gedeeld en afgestemd begrip van de algemene behoeften van de organisatie en haar klanten. Toch is cross-functioneel werken niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Inkoop vragen aan mensen uit andere bedrijfsfuncties om hun kostbare tijd op te geven om aan een categoriemanagementproject te werken zal goed gaan totdat er prioriteiten vanuit hun primaire functie opkomen. Dit kan worden voorkomen door deelname aan een categoriemanagementteam onderdeel te maken van de persoonlijke doelen van medewerkers, gekoppeld aan een beloning.
Organisatorische verandering
Categoriemanagement gaat vaak meer over organisatorische verandering dan over inkoop. De kern van categoriemanagement ligt in een benadering van bedrijfsverbetering. Hier gaat het er dus om mensen mee te krijgen in een verandering naar een nieuwe manier van inkopen. Om een verandering teweeg te brengen, is het belangrijk om draagvlak te creëren. Niet eenvoudig, maar zichtbare steun van het senior management is noodzakelijk. De medewerkers die "geraakt" worden door de verandering, moeten immers het gevoel hebben dat ze hebben meegeholpen aan het ontwerp van de verandering. Daarom is het belangrijk om hen te betrekken bij het wat, waarom, hoe en wanneer van de verandering.
Uitvoerend mandaat
Category management vereist een duidelijk mandaat van de directie. Een initiatief dat alleen door inkoop lijkt te worden gesteund, zal moeite hebben om voldoende draagvlak te creëren om succesvol te worden. Als een CEO of andere leden van het management categoriemanagement zien als een bedrijfsinitiatief waar de rest van de organisatie ook aan mee moet doen, geeft dat voldoende autoriteit om categoriemanagement te implementeren. Uitvoerend mandaat zorgt niet alleen voor de nodige autorisatie om een verandering teweeg te brengen, maar heeft ook te maken met het stellen van verwachtingen en het actief bevorderen van een veranderende mindset onder medewerkers.
Bestuur
Als laatst is het van belang dat categoriemanagement geïntegreerd wordt in de organisatie. De uitdrukking governance lijkt geen universele betekenis te hebben, maar in wezen hebben we het over regelingen om ervoor te zorgen op welke manier de organisatie categoriemanagement kan besturen en haar effectiviteit in de organisatie kan waarborgen. Het vraagt daarom om middelen, processen en gedefinieerde werkwijzen. Het aanstellen van een goede projectmanager is in deze essentieel. Iemand moet toezicht houden op de uitvoering en het beheer van het categorieplan. Regelmatige fase-evaluaties van categorieprojecten op belangrijke punten in het proces helpen bij het waarborgen van de nauwkeurigheid van uitvoering van het categorieplan. Een geplande en beheerde benadering van bedrijfsbrede communicatie over de implementatie van categoriemanagement is essentieel. Verder kan een stuurgroep regelmatig bijeenkomen om alle aspecten van de voortgang te beoordelen en te zorgen voor ondersteuning waar nodig.
O'Brien, J. (2019). Category Management in Purchasing (4de editie). Kogan Page Ltd.
