Das Kategorienmanagement bringt viele Vorteile mit sich. So zeigt sich beispielsweise, dass Unternehmen, die ein Kategorienmanagement eingeführt haben, im Durchschnitt 10 bis 14 Prozesseinsparungen erzielen. Was Category Management für Ihr Unternehmen bedeuten kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der organisatorischen Ausrichtung, der Politik, der Strategie und der Einrichtung. Um eine Rendite zu erzielen, reicht es also nicht aus, die Beschaffungsfunktion anzuweisen, den Ansatz des Category Management zu übernehmen. Es muss als unternehmensweite Philosophie verankert werden, wobei Ihr Unternehmen sowohl jetzt als auch in Zukunft die Führung übernehmen muss. Wie Sie dies angehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist Category Management?
Category Management ist ein strategischer Ansatz, der im weiteren Sinne aus dem Einzelhandel für die Zwecke der Beschaffung übernommen wurde und bei dem Unternehmen ihre Ausgaben in Bereiche unterteilen, die ähnliche Produkte oder Dienstleistungen enthalten. Die zu beschaffenden Produkte und Dienstleistungen werden in Kategorien eingeteilt. Für jede Kategorie gibt es eine maßgeschneiderte Strategie und Vorgehensweise. Das Ziel des Kategoriemanagements ist es, den Mehrwert zu maximieren und die Risiken sowie die Auswirkungen auf Mensch, Umwelt und Kosten zu minimieren. Das nachstehende Beschaffungsmodell von Supply Value zeigt, wo das Kategorienmanagement angesiedelt ist.
Mögliche Vorteile
Ein gut durchdachtes Kategorienmanagement hat eine Reihe von Vorteilen, angefangen bei der besseren Transparenz der Ausgaben. Wenn Sie genau sehen können, was pro Kategorie ausgegeben wird, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass versteckte Kosten übersehen werden. Die Genauigkeit Ihrer Ausgaben ist auch ein erster Schritt zur Realisierung von Einsparungen. Ein besseres Verständnis der Einkaufsausgaben sorgt für kontinuierliche Ergebnisse in der Lieferkette und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung. Darüber hinaus kann das Category Management Ihnen helfen, effektiver und effizienter mit Ihren Lieferanten zusammenzuarbeiten. Ihre strategischen Lieferanten werden es als vorteilhaft empfinden, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die wirklich an ihren Prozessen interessiert sind und sich um den Aufbau einer Beziehung bemühen, was wiederum den Zugang zu mehr Innovationen ermöglicht. Category Management kann auch die Kundenzufriedenheit erhöhen. Mit einer besseren Kenntnis des Marktes, in dem das Unternehmen tätig ist, lässt sich leichter beurteilen, in welchen Bereichen sich das Unternehmen auszeichnet. So lässt sich innerhalb jeder Kategorie leichter erkennen, wie Produkte und Dienstleistungen verbessert werden können.
Wann ist Category Management interessant?
Category Management ist ein systematischer Ansatz, der ursprünglich aus dem Einzelhandel stammt, um eine Reihe von Produkten als strategische Geschäftseinheit zu verwalten. Seit kurzem wird es jedoch auch von Unternehmen im öffentlichen und privaten Sektor eingesetzt. Das Warengruppenmanagement kann viele Formen von Wert für ein Unternehmen schaffen, aber es ist immer noch die Fähigkeit, die Rentabilität des Unternehmens zu maximieren, die bei der Verwaltung eines Unternehmens im Vordergrund steht. Kategoriemanagement ist von Interesse, wenn der Einkauf von Waren und/oder Dienstleistungen von allen Lieferanten zusammen zu den größten Ausgaben eines Unternehmens gehört. Darüber hinaus kann es in bestimmten Situationen interessant sein, zu untersuchen, ob ein Category Management eingerichtet werden kann. Zum Beispiel, wenn bestimmte Kategorien so wichtig sind, dass sie einen spezialisierten Ansatz erfordern, oder wenn es eine Vielzahl von Lieferanten für dieselbe Art von Dienstleistungen/Produkten gibt. Es kann auch sein, dass dieselben Dienstleistungen/Produkte in verschiedenen Geschäftsbereichen nachgefragt werden oder dass ein strategischer Ansatz für eine Kategorie fehlt.
Die Basis für den Erfolg
Ein Prozess und eine Philosophie
Nach O' Brien (2019) ist das Category Management sowohl ein Prozess als auch eine Philosophie. Während sich der Prozess mehr auf die Ausführung des Category Management konzentriert, geht es bei der Philosophie darum, wie Organisationen den Ansatz annehmen, organisieren und mit strategischen Zielen abstimmen. Es muss innerhalb der Organisation eine breite Unterstützung dafür geben, dass dieser Ansatz der neue Weg der Beschaffung ist.
Der Kern des Category Management ist ein strategischer Ansatz für die Beschaffung: Von der traditionellen Sichtweise der taktischen Auftragsvergabe und Beschaffung hin zur Wertmaximierung, um die Unternehmensziele und -ambitionen zu erreichen. Dies kann nicht nur von der Beschaffungsfunktion realisiert werden, sondern erfordert einen unternehmensweiten Ansatz. Wenn Sie als Unternehmen die potenziellen Vorteile nutzen wollen, müssen Sie die Unterstützung der gesamten Organisation haben, um dies zu ermöglichen.
Ein Prozess und eine Philosophie
Nach O' Brien (2019) ist das Category Management sowohl ein Prozess als auch eine Philosophie. Während sich der Prozess mehr auf die Ausführung des Category Management konzentriert, geht es bei der Philosophie darum, wie Organisationen den Ansatz annehmen, organisieren und mit strategischen Zielen abstimmen. Es muss innerhalb der Organisation eine breite Unterstützung dafür geben, dass dieser Ansatz der neue Weg der Beschaffung ist.
Der Kern des Category Management ist ein strategischer Ansatz für die Beschaffung: Von der traditionellen Sichtweise der taktischen Auftragsvergabe und Beschaffung hin zur Wertmaximierung, um die Unternehmensziele und -ambitionen zu erreichen. Dies kann nicht nur von der Beschaffungsfunktion realisiert werden, sondern erfordert einen unternehmensweiten Ansatz. Wenn Sie als Unternehmen die potenziellen Vorteile nutzen wollen, müssen Sie die Unterstützung der gesamten Organisation haben, um dies zu ermöglichen.
Ein funktionsübergreifender Ansatz
Im Falle des Warengruppenmanagements wird von funktionsübergreifenden Teams erwartet, dass sie an Warengruppenprojekten arbeiten, um neue Beschaffungsstrategien zu ermitteln und umzusetzen. Die funktionsübergreifende Arbeit sorgt dafür, dass die Mauern zwischen den Abteilungen durchbrochen werden. Darüber hinaus schaffen Sie ein gemeinsames und abgestimmtes Verständnis für die Gesamtbedürfnisse des Unternehmens und seiner Kunden. Doch funktionsübergreifendes Arbeiten lässt sich nicht über Nacht realisieren. Wenn die Beschaffung Mitarbeiter aus anderen Geschäftsbereichen bittet, ihre wertvolle Zeit für die Arbeit an einem Category-Management-Projekt zu opfern, wird das solange gut gehen, bis sich Prioritäten aus ihrer Hauptfunktion ergeben. Dies kann vermieden werden, indem die Teilnahme an einem Category-Management-Team zu einem Teil der persönlichen Ziele der Mitarbeiter gemacht wird, verbunden mit einer Belohnung.
Organisatorischer Wandel
Beim Category Management geht es oft mehr um organisatorische Veränderungen als um die Beschaffung. Der Kern des Category Management liegt in einem Ansatz zur Geschäftsverbesserung. Hier geht es also darum, die Mitarbeiter für eine neue Art der Beschaffung zu gewinnen. Um eine Veränderung herbeizuführen, ist es wichtig, Unterstützung zu schaffen. Das ist nicht einfach, aber eine sichtbare Unterstützung durch die Geschäftsleitung ist notwendig. Schließlich müssen die Mitarbeiter, die von der Veränderung "betroffen" sind, das Gefühl haben, dass sie die Veränderung mitgestaltet haben. Daher ist es wichtig, sie in das Was, Warum, Wie und Wann der Veränderung einzubeziehen.
Exekutivmandat
Kategoriemanagement erfordert ein klares Mandat der Geschäftsleitung. Eine Initiative, die nur von der Beschaffung unterstützt zu werden scheint, wird es schwer haben, die nötige Unterstützung zu erhalten, um erfolgreich zu sein. Wenn der Vorstandsvorsitzende oder andere Mitglieder der Geschäftsleitung das Category Management als eine Unternehmensinitiative betrachten, an der sich auch der Rest des Unternehmens beteiligen muss, ist dies eine ausreichende Grundlage für die Umsetzung des Category Management. Das Mandat der Geschäftsleitung bietet nicht nur die nötige Autorisierung, um eine Veränderung voranzutreiben, sondern es geht auch darum, die Erwartungen zu formulieren und eine veränderte Denkweise unter den Mitarbeitern aktiv zu fördern.
Governance
Als erstes ist es wichtig, dass das Kategorienmanagement in der Organisation verankert ist. Der Einsatz von Governance hat keine universelle Bedeutung, aber wir müssen uns Gedanken darüber machen, wie das Kategoriewesen in der Organisation verbessert werden kann und welche Wirkung es in der Organisation entfalten kann. Es geht dabei um die Entwicklung von Prozessen, Verfahren und definierten Arbeitsabläufen. Die Einstellung eines guten Projektmanagers ist für diese Aufgabe unerlässlich. Iemand muss auf die Erstellung und den Betrieb des Kategorieplans Einfluss nehmen können. Regelmäßige Fase-Evaluierungen von Kategorieprojekten zu wichtigen Zeitpunkten des Prozesses helfen bei der Sicherstellung der Richtigkeit der Umsetzung des Kategorieplans. Ein geplanter und beherzter Umgang mit der unternehmensübergreifenden Kommunikation über die Umsetzung des Kategorienmanagements ist von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus kann eine Arbeitsgruppe regelmäßig daran arbeiten, alle Aspekte des Arbeitsablaufs zu ordnen und für die weitere Abstimmung zu sorgen, wenn dies notwendig ist.
O'Brien, J. (2019). Category Management in Purchasing (4de editie). Kogan Page Ltd.
