Het laatste kwartaal van het jaar nadert. Een goed moment om terug te blikken en vooruit te kijken. In hoeverre zijn de doelen die je had gesteld bereikt? Wat wil je volgend jaar bereiken? COVID-19 zette 2020 volledig op zijn kop, wat voor iedereen gevolgen had voor de mate waarin doelen werden bereikt. Hoe zorg je ervoor dat je op koers blijft of tijdig en weloverwogen je koers bijstelt ondanks dit soort onverwachte omstandigheden? In dit inzicht geven we je verschillende hulpmiddelen voor het maken van jaarplannen en het (bij)sturen van daadwerkelijke prestaties.
Het maken van een jaarplan gaat vaak gepaard met moeilijkheden. Bijvoorbeeld omdat doelstellingen niet duidelijk worden gecommuniceerd naar alle afdelingen van de organisatie of omdat er geen duidelijke acties zijn gekoppeld aan het bereiken van de doelstellingen. Hoe je het beste een succesvol jaarplan kunt maken en implementeren, hangt af van je eigen organisatie en werkwijze. In dit inzicht behandelen we twee veelgebruikte methoden voor het maken van jaarplannen: OGSM en OKR. We beschrijven ook de verschillen, zodat u beter kunt bepalen welk hulpmiddel voor u het meest geschikt is.
Duidelijk jaarplan op 1 A4: OGSM
OGSM (Objective, Goals, Strategies and Measures) is een methode om je bedrijfs- of afdelingsstrategie te vertalen naar een bijbehorend jaarplan. Deze methode maakt je doelstelling en strategie meetbaar door KPI's op te stellen. Daarnaast zet je je strategie om in concrete acties zodat je zeker weet dat je je doel bereikt. Dit jaarplan kan vervolgens vertaald worden naar jaarplannen van de onderliggende afdelingen van de organisatie. Op deze manier is het voor alle betrokkenen in één oogopslag duidelijk hoe de onderlinge teams bijdragen aan de overkoepelende doelen. Deze methode wordt daarom ook wel het "jaarplan op 1 A4" genoemd.
Flexibel jaarplan: OKR
In een voortdurend veranderende omgeving wordt het al snel moeilijk om vooraf een plan te maken dat de juiste richting aangeeft. Onze ervaring leert dat dit niet ligt aan de kwaliteit van de jaarplannen, maar dat er zoveel onzekerheid speelt dat de exacte juiste route niet vooraf kan worden uitgestippeld. In dat geval is Objectives and Key Results (OKR) een methode waarmee je flexibiliteit kunt inbouwen in je jaarplan en manier van werken.
Zoals de naam al aangeeft, heeft OKR twee componenten: een duidelijk omschreven doelstelling (Objective) en een of meer belangrijke resultaten (Key Results). Dit zijn specifieke maatregelen die worden gebruikt om de doelstelling te bereiken. OKR hanteert een bottom-up benadering van het stellen van doelen, waarbij medewerkers en teams de verantwoordelijkheid nemen voor het stellen en implementeren van hun eigen doelen. Deze doelen worden regelmatig bijgesteld en meestal elk kwartaal vastgesteld. Dit vereist zeer gedreven en zeer volwassen medewerkers en teams. Daarnaast vereist het ook dat het management "loslaat" en de medewerkers vertrouwt om dit zelfstandig uit te voeren.
Hoewel OKR en OGSM twee verschillende methoden zijn, vullen ze elkaar in sommige opzichten aan. Met OGSM kan het bijvoorbeeld een uitdaging zijn om alle concrete acties voor het hele jaar van tevoren uit te denken. OKR kan dit ondersteunen door meerdere herijkingsmomenten in te bouwen. Zie de afbeelding hieronder voor hoe dit eruit kan zien.
Er zijn twee soorten doelen: roofshots en moonshots. Roofshots zijn realistische, haalbare doelen. Als zo'n doel wordt gesteld, moet het 100% worden bereikt. OKR bestaat uit zogenaamde moonshots. Dit houdt in dat je ambitieuze, moedige doelen stelt die moeilijk te bereiken zijn en ook iets doen met je gevoel. Als je het bereikt, heb je samen echt iets moois bereikt. Het advies is om moonshots te gebruiken om mensen uit te dagen en te motiveren om het beste uit zichzelf te halen. Zelfs als deze doelen "slechts" 75% gehaald worden, zien we in de praktijk dat er meer bereikt wordt dan wanneer je lagere (meer realistische) doelen stelt. Bijvoorbeeld: een verbeterprogramma stelt voor dit jaar als doel om de punctualiteit van de treinen te verbeteren van 92 naar 97% (moonshot). Zelfs als er "slechts" een verbetering naar 95% wordt bereikt, is dat nog steeds meer dan wanneer er een moonshot-doel van 94% wordt gesteld.
Je alleen richten op moonshots kan er echter voor zorgen dat je gedemotiveerd raakt en de doelstellingen uit het oog verliest. Om dit te voorkomen is het raadzaam om raid shots te koppelen aan moonshots, zodat de haalbaarheid in zicht blijft en het team gemotiveerd blijft. Een eenvoudig voorbeeld: je stelt een doel van € 20 miljoen (moonshot) voor dit jaar. Vervolgens splits je dit op in kleinere kwartaaldoelen van 3, 4, 6 en 7. De tussendoelen (dakschoten) zijn realistischer en worden gemakkelijker bereikt, waardoor de motivatie hoog blijft en het hele team blijft streven naar de maanreis.
Welke methode is geschikt voor jouw organisatie?
OGSM en OKR zijn beide methoden die met succes worden gebruikt door verschillende organisaties, zoals P&G, NS, Google en Linkedin. Wat zijn de verschillen? Allereerst worden OKR's meestal eens per kwartaal opgesteld en OGSM's eens per jaar. Dit maakt OKR's tastbaarder en flexibeler om te veranderen. OKR's werken goed in veranderende en complexe omgevingen, waar sturing moeilijk is. OGSM daarentegen biedt een duidelijk en samenhangend plan met bijbehorende acties in de hele organisatie.
OKR gaat uit van de volwassenheid en autonomie van teams, en met behulp van moonshots worden teams uitgedaagd om bottom-up uitdagende doelen te stellen. Teamvolwassenheid bepaalt of het team klaar is om met OKR en moonshots te werken. Een valkuil is dat het leidt tot demotivatie en het niet serieus nemen van het stellen van doelen. Wees je hiervan bewust. Bij het gebruik van OGSM wordt de richting top-down bepaald, maar is er ook ruimte voor interpretatie en betrokkenheid van onderliggende afdelingen bij de uitvoering. OKR werkt vooral goed als er resultaatgericht gestuurd wordt. Wanneer er veel taakgerichte sturing is, is OGSM de meer geschikte methode.
