Tegenwoordig verzamelt elke organisatie grote hoeveelheden gegevens via systemen, websites, enquêtes of productielijnen. Deze gegevens kunnen zeer waardevol zijn om inzicht te krijgen in hoe je bedrijfsprocessen eigenlijk werken. Maar hoe kun je inzicht krijgen uit deze gegevens zodat je daadwerkelijk patronen, valkuilen of kansen ontdekt om je processen te verbeteren? Een geschikte methode hiervoor is process mining. In dit inzicht nemen we je mee door deze techniek en laten we je stap voor stap zien hoe je dit het beste kunt aanpakken.
Wat is process mining?
Process mining is een techniek om het werkelijke verloop van bedrijfsprocessen automatisch in kaart te brengen en te analyseren. Het is een krachtig hulpmiddel om te visualiseren hoe het huidige proces eigenlijk verloopt en biedt zo inzicht in potentiële verbeterpunten. Process mining kan voor verschillende zaken worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het inzichtelijk maken van knelpunten in een proces, het meten van de effectiviteit van een procesverbetering of het controleren van de naleving van procedures.
Process mining biedt veel voordelen omdat de inzichten:
- Zijn transparantZe zijn gebaseerd op werkelijk geregistreerde gegevens;
- Zijn beschikbaar snel en gemakkelijkdankzij krachtige (meestal) geautomatiseerde tools;
- Zijn van hoge kwaliteitdankzij de mogelijkheid om in te zoomen op details;
- Zijn eenvoudig te interpreterendankzij de visualisatie van de resultaten.
Voorwaarde voor process mining
Een voorwaarde voor process mining is de beschikbaarheid van gegevens over het proces. Deze gegevens worden een "event log" of gebeurtenissenlogboek genoemd. Elke gebeurtenis (regel in het logboek) verwijst naar een zaak (bijvoorbeeld een batch in een productieproces), activiteit (processtap) en tijd. Een gebeurtenissenlogboek is dus een verzameling gebeurtenissen. Als er geen of te weinig van deze gegevens beschikbaar zijn, is de eerste stap het implementeren van een (meet)systeem dat de benodigde gegevens kan verzamelen. Zonder gegevens is process mining geen geschikt hulpmiddel om je probleem op te lossen.
Zeven stappen van gegevens naar inzicht met process mining
We gebruiken zeven stappen om via process mining inzicht te krijgen in je probleem en concrete vervolgacties te formuleren. In het kort zijn deze zeven stappen als volgt:
- Probleemomschrijving: Begin met een duidelijke, ondubbelzinnige en (kwantitatieve) probleemomschrijving.
- Projectteam en ondersteuning: Zorg ervoor dat het process mining-project prioriteit en aandacht krijgt.
- Procesmijnbouwcomponenten: Bepaal welke onderdelen van process mining relevant zijn.
- Gereedschap: Kies de juiste softwaretool.
- Gegevens: Gebruik bestaande gegevens over het proces en verzamel waar nodig aanvullende gegevens.
- Analyses: Voer de analyses uit in de softwaretool.
- Uitgang: Analyseer de output en bepaal verbeteracties.
Voorbeeld van stap 6: analyse via softwaretool
Gegevensbron: processmining.org
Wil je meer weten?
Wil je meer weten over de zeven stappen van process mining, hulp bij het toepassen van process mining in de praktijk of hulp bij het vertalen van je inzichten naar concrete verbeterplannen? Download dan hieronder onze uitgebreide inzichten.
