Repetitieve processen, tijdrovende taken of verspilling van het talent van je werknemers door bureaucratie? Herken je deze problemen? Softwarerobots kunnen je helpen deze situatie te verbeteren. Vrijwel alle taken die veel voorkomen en repetitief van aard zijn, lenen zich voor verbetering door middel van Robotic Process Automation (RPA). Een softwarerobot is sneller per handeling, maakt minder fouten, is goedkoper en leert van zijn eigen werk. De initiële kosten voor het programmeren van zo'n robot, die vroeger erg hoog waren, zijn steeds verder gedaald terwijl de functionele mogelijkheden zijn uitgebreid. Dit maakt RPA toepasbaar in steeds meer processen en maakt de investering de moeite waard!
Als het goed geprogrammeerd is, kan het grote voordelen hebben en vele malen sneller en beter werken dan mensen dat kunnen. Uit ons eigen onderzoek blijkt dat veel organisaties niet of nauwelijks bekend zijn met RPA en daarom niet goed weten waar ze moeten beginnen. Tegelijkertijd lopen ze tegen verschillende uitdagingen aan, zoals:
- Handmatig transcriberen van medische dossiers of ID-kaarten;
- Afhandelen van verzekeringsclaims;
- Verwerking van vergunningsaanvragen door een gemeente;
- Handmatig de productinventaris controleren;
- Schrijven van standaardrapporten.
Welke toegevoegde waarde kan RPA uw organisatie bieden?
RPA stelt organisaties in staat om medewerkers zinvollere denktaken te laten uitvoeren. Door repetitieve, vaak administratieve taken uit handen te nemen, ontstaat de ruimte om het werk zinvoller en uitdagender in te richten. Denk bijvoorbeeld aan meer focus op klantcontact en relatiebeheer. Dit verhoogt de effectiviteit van medewerkers. Het verhoogt ook de operationele snelheid en vermindert fouten door repetitieve taken te automatiseren. Omdat de robots 24/7 beschikbaar zijn om taken uit te voeren, kan bepaald werk ook buiten kantooruren doorgaan. Dit verhoogt de algehele efficiëntie van processen.
Inzicht downloaden: Robotic Process Automation (RPA)
Uitdagingen bij het implementeren van RPA
RPA heeft ook een aantal uitdagingen. Het gaat immers om de integratie van nieuwe technologie in de huidige bedrijfsarchitectuur en een hernieuwde samenwerking tussen mensen en technologie. Er zijn verschillende soorten uitdagingen en veelvoorkomende misverstanden die moeten worden aangepakt als je RPA succesvol wilt implementeren. We zien met name de volgende uitdagingen bij RPA-implementaties:
- RPA is meestal een kortetermijn/tussentijdse oplossing.
Natuurlijk kan RPA een onmiddellijke oplossing en voordeel bieden, maar op lange termijn vereist RPA ook complexere platforms en frequente evaluatie en optimalisatie van het proces. - RPA automatiseert een duidelijk gedefinieerd proces.
Dit kan een uitdaging zijn voor organisaties die geen duidelijk gedefinieerde processen hebben. Het komt vaak voor dat organisaties beginnen met automatiseren, maar de verkeerde dingen automatiseren of geen duidelijk procesdoel hebben. - Hoge vaste kosten, lage variabele kosten.
Het is een feit dat geautomatiseerde processen duur zijn om te implementeren, waarbij het rendement pas na verloop van tijd zichtbaar wordt. Het vereist specifieke en geoefende vaardigheden om geautomatiseerde processen succesvol te implementeren. Er is dus volume nodig om het lonend te maken, bij de organisatie zelf of bij een ingehuurde leverancier. De financiële drempel daalt naarmate software en implementatie-ervaring breder beschikbaar worden. - RPA-onderhoud.
Tijdens het uitvoeren van de processen vereisen RPA oplossingen enig onderhoud. Een RPA software robot is gevoelig voor veranderingen in de gebruikersinterface, daarom is het noodzakelijk om de RPA robots te onderhouden. Wanneer een softwarerobot meerdere taken heeft, kan onderhoud complex en moeilijk worden. - Weerstand van werknemers.
Weerstand, of in het beste geval gewenning, is een van de grootste uitdagingen bij RPA-projecten vanwege het feit dat mensen van nature gewoon niet dol zijn op verandering. Elke verandering die gepaard gaat met het implementeren van nieuwe technologie kan stressvol zijn voor werknemers omdat ze een verandering in hun verantwoordelijkheden ervaren. Daarnaast bestaat er bij de implementatie van RPA vaak de angst dat er banen zullen verdwijnen als taken worden geautomatiseerd.
RPA-oplossing in de praktijk
Download hieronder alles over RPA-technologie in één duidelijk overzicht.
