De eerste maanden van 2020 zitten erop en het is tijd om (de eerste) balans op te maken van het jaarplan 2020. Als organisatie ben je goed op weg om een kickstart te maken met de (strategische) doelstellingen die zijn vastgelegd in het effectieve jaarplan van de organisatie. Een goede strategie-uitvoering kenmerkt zich onder andere door regelmatige sturing. Wat vaak ontbreekt zijn de tools en de opzet om informatie te krijgen om deze sturing aan te kleden. Slaagt jouw organisatie erin om de juiste informatie te gebruiken om de realisatie van de strategie te sturen?
Met alleen een pakkend jaarplan red je het niet als organisatie. Talloze onderzoeken richten zich op redenen waarom bedrijven en organisaties er niet in slagen een strategie succesvol te realiseren, kortom 'Why strategy execution fails' (Forbes, 2019). Veel bedrijven concluderen te vroeg dat hun strategie niet heeft gewerkt en vallen terug op "business as usual". Maar, op welke informatie is deze conclusie gebaseerd? Dit komt omdat veel bedrijven niet weten hoe ze daadwerkelijk presteren op hun strategische doelen en deze daarom nooit hebben kunnen managen. Ze ontvangen bijvoorbeeld managementrapporten van twee maanden geleden, hebben geen idee wat de KPI's in het rapport betekenen, steken uren in het begrijpen van een rapport en blijven achter met geen actiepunten gebaseerd op de resultaten. De vraag wordt dan, hoe is dit bedrijf tot deze conclusie gekomen en waarom hebben ze een, misschien succesvolle, strategie losgelaten?
Creëren, bewaken en sturen
De oplossing ligt in het opzetten van een structuur waarin goede beslissings- en stuurinformatie wordt geproduceerd. Helaas zien we dat veel van dergelijke managementrapportages, als ze al bestaan, zich richten op het rapporteren van de prestaties van de afgelopen maand. Prestaties uit het verleden zijn echter niet altijd relevant en geven niet de gewenste informatie die nodig is voor toekomstige sturing. Om een manager te voorzien van informatie waarmee hij of zij aan de slag kan, is het in ieder geval belangrijk dat de informatie de volgende kenmerken heeft:
1. Managementinformatie is up-to-date
In een eerder inzicht hebben we het gehad over het succesvol behalen van doelen met de drie R's: richting, ruimte en regelmaat. En de R "Regelmaat" betekent dat je regelmatig (maandelijks) naar de KPI's kijkt. Hierbij is het cruciaal dat de cijfers recent en up-to-date zijn. Dit lijkt overbodig om te zeggen, maar in de praktijk blijkt dat dit lang niet altijd het geval is. Het kost vaak veel tijd om de juiste informatie te achterhalen en samen te voegen tot een managementrapportage, waardoor de gepresenteerde informatie al achterhaald is. Bespreek de resultaten van februari dus niet pas eind maart! Het is niet alleen belangrijk om ervoor te zorgen dat er recente gegevens zijn, maar ook dat je proces goed is ingericht om snel informatie te leveren wanneer dat nodig is.
2. Stuurinformatie is een vertaling van strategie
Naast actuele informatie is het belangrijk om de juiste informatie te tonen. Juiste management- en stuurinformatie kenmerkt zich door een koppeling met dit jaarplan. Het jaarplan (waarvan OGSM een voorbeeld is) definieert de doel-KPI's (wat is de stip op de horizon) die moeten leiden tot de realisatie van je strategie. Het zijn ook deze KPI's waarop je, samen met de financiële KPI's, moet sturen. Alleen sturen op financiële KPI's zal niet leiden tot realisatie van de strategie.
3. Visueel en verhalend
Een onderzoek uitgevoerd door Supply Value testte het effect van narratieve effecten op een dashboard. Keller en Tergan (2005) concludeerden dat "datavisualisaties datagestuurde besluitvorming ondersteunen door ervoor te zorgen dat het menselijke verwerkingssysteem efficiënter wordt gebruikt." Het gaat hierbij zowel om de hoeveelheid informatie als om de mentale inspanning die het een manager kost om de informatie tot zich te nemen. Zorg daarom voor een goede structuur en voor visuele technieken om de managementinformatie daadkrachtig naar de beslisser te brengen.
4. Vooruitziend en biedt inzichten
Als aan alle drie de vorige elementen is voldaan, kan men echt de overstap maken van gegevens naar informatie. Het laatste element dat managementinformatie nuttig maakt, is een vooruitblik op de toekomst. Uit ervaring weten we dat veel managementinformatie rapporterend en beschrijvend is. Wij geloven dat een manager wil weten wat de prestaties van de afgelopen maand(en) betekenen voor de voortgang van de strategie in de komende maand. Als de prestaties de voortgang op de strategie negatief beïnvloeden, maar binnen vooraf afgesproken toleranties blijven, is het niet (noodzakelijk) om te sturen. Er zal echter wel bijgestuurd moeten worden als de realisatie van de strategie in gevaar komt. Als een manager zich hier niet van bewust is, zal sturen altijd gebaseerd zijn op onvolledige informatie.
Goede managementinformatie kenmerkt zich door het bieden van de juiste tools op doelniveau om adequaat te kunnen sturen op resultaten. Het maandelijks sturen en kunnen itereren van de uitvoering van je strategie maakt je als organisatie heel wendbaar!
