Unser Umfeld verändert sich rasant, gemeinsam mit Lieferanten und Partnern bewegen wir uns Schritt für Schritt in Richtung Netzwerkkooperation. Aber wie agieren Sie als Auftraggeber in einer Netzwerkkooperation? Eine Zusammenarbeit, bei der der Informationsfluss nicht mehr nur über Sie als Auftraggeber läuft, sondern Sie den gegenseitigen Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Partnern fördern wollen. Durch den Übergang zu einer Netzwerkkooperation sinken die Transaktionskosten, das Vertrauen steigt und der Grad der Eigenverantwortung nimmt zu. Wie Ihr Unternehmen der Auftraggeberschaft in einer solchen Zusammenarbeit Substanz verleihen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Als Kunde wählen Sie die Lieferanten aus, die den Zielen des Unternehmens am besten dienen können. Sie sollten zu der Strategie passen, die das Unternehmen verfolgt. Die eigenen Interessen und Abhängigkeiten der Lieferanten werden dabei nicht immer berücksichtigt. Wie stellen Sie sicher, dass sich die Lieferanten durchsetzen, so dass Sie als Kunde nur einen minimalen Koordinierungsaufwand haben und gleichzeitig keine Kompromisse bei Durchlaufzeit, Kosten und Qualität eingehen müssen? Das Modell, bei dem Sie als Auftraggeber die zentrale Anlaufstelle für alle Informationen sind, ist überholt und scheint in vielen Fällen nicht mehr zu funktionieren, da ein schneller Fluss aufeinander folgender Entscheidungen getroffen werden muss. Die Zusammenarbeit in einem Netzwerk bietet viele Lösungen und ist somit die Zukunft in der Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Partnern, jeder mit seinem eigenen Fachwissen, mit einem gemeinsamen Ziel. Wie so etwas funktioniert, erklären wir anhand eines Beispiels aus der Praxis.
Abbildung 1- Traditionelle Inbetriebnahme
Abbildung 2- Vernetzung
Ein Projektteam zur Förderung der Zusammenarbeit
An den meisten Projekten, bei denen Supply Value als Projektleiter fungiert, sind Lieferanten oder Partner beteiligt. Daher wird viel in die Zusammenarbeit auf allen Ebenen investiert. In dem hier angesprochenen Beispiel war dies auch sehr wichtig, da die verschiedenen Parteien sehr voneinander abhängig waren, um ein gutes Produkt zu liefern. Aus diesem Grund wurde ein einziges Projektteam gebildet. In dem Beispiel geht es um ein Projekt, bei dem eine IT-Anwendung zusammen mit Zulieferern entwickelt wird. Es wird nach der Prince2/Agile-Methode gearbeitet, was bedeutet, dass der operative Prozess von einem Scrum-Team durchgeführt wird. Der Projektleiter leitet in Absprache mit dem Product Owner das Scrum-Team und berichtet an den Lenkungsausschuss. Der Übergang von Agile zu Prince2 liegt also in den Händen des Product Owners und des Projektleiters. Um eine optimale Zusammenarbeit zwischen den Anbietern zu fördern, werden auf der operativen Ebene einige Dinge geregelt:
- Jeder, der zum Endprodukt beiträgt, ist Mitglied des Scrum-Teams. Das Scrum-Team besteht also aus Mitarbeitern der Organisation des Kunden sowie aus Mitarbeitern der verschiedenen Anbieter. Von allen wird erwartet, dass sie die agile Arbeitsweise kennen.
- Ein Agile Coach schult das Team in Scrum und unterstützt den Scrum Master bei der Förderung der Zusammenarbeit im Team. Der Agile Coach berät auch über die Rolle des Scrum-Teams innerhalb der übrigen Organisation, die nicht agil strukturiert ist.
- Die Verkäufer sollten sich gegenseitig Feedback geben, wie sie arbeiten und wie sie als Team effizienter und effektiver arbeiten können.
- Ein Proof of Concept wird durchgeführt, bevor komplexe Teile gebaut werden, für die es keine Erfahrung gibt. Auf diese Weise können Engpässe schnell erkannt und behoben werden, bevor das Bauteil gebaut wird.
- Das Scrum-Team sollte die Risiken gemeinsam darstellen und diskutieren. Also auch wenn Risiken bei einem anderen Lieferanten identifiziert werden.
Diese Art der Zusammenarbeit zwischen den Lieferanten erfordert Vertrauen und ein gutes gegenseitiges Verständnis, was letztlich zu einem minimalen Koordinationsaufwand für den Kunden und geringen Transaktionskosten führt. Es wurde daher viel Energie in die Durchführung einer guten Retrospektive durch einen guten Scrum Master gesteckt. Es ist schön zu sehen, dass das Team mit jedem Sprint reifer wurde und daher immer mehr Energie aufbrachte.
Aufmerksamkeit für das Projekt auf allen Ebenen
Um auch dann widerstandsfähig zu sein, wenn bei dem Projekt etwas schief läuft, wurde darauf geachtet, dass die Zusammenarbeit auf allen Ebenen gut etabliert ist. Zusätzlich zu der soeben erläuterten operativen Zusammenarbeit wurden die taktische und die operative Ebene in Schlüsselmomenten zusammengeführt. Das bedeutet zum Beispiel, dass alle Projektleiter aller Lieferanten zu Beginn des Projekts einbezogen werden, so dass sie sich gegenseitig kennen und bei Bedarf zur Rechenschaft ziehen können. Darüber hinaus sind Architekten (sowohl vom Kunden als auch von den Zulieferern) und Business-Analysten in die Verfeinerungen und die Sprint-Planung eingebunden, damit es während des Sprints keine Überraschungen gibt. Durch das Zusammenbringen von Business-Analysten und Architekten aller Parteien ist es möglich, von Anfang an zu erkennen, wo Schwierigkeiten auftreten könnten. Diese werden dann dem Projektleiter als Risiken präsentiert.
Die Einrichtung dieser Strukturen ist nicht das Einzige, was erforderlich ist, denn wie kann verhindert werden, dass die Lieferanten, wenn das Projekt zu scheitern droht, nicht auf ihren Vertrag zurückgreifen und sich damit absichern, dass sie das geliefert haben, was verlangt wurde? Schließlich wollen Sie als Kunde ein funktionierendes Produkt und nicht einen Vertrag, der buchstabengetreu erfüllt wird. Aus diesem Grund wurde auch eine strategische Konsultation eingerichtet, zu der der Direktor der auftraggebenden Organisation die Direktoren der Lieferanten einlädt. Bei diesen Beratungen geht es darum, wie die Organisationen miteinander umgehen, wenn es zu Rückschlägen kommt. Arbeiten wir auf traditionelle Weise zusammen und spricht jeder den Kunden einzeln an? Oder rufen wir uns zuerst gegenseitig an, um gemeinsam eine Lösung zu finden? In diesem Fall kommt es zu einer echten Netzwerkkooperation.
Abbildung 3- Zusammenarbeit auf allen Ebenen
Durch Zusammenarbeit Rückschlägen trotzen
Durch den Aufbau der Projektorganisation und der Konsultationsstruktur in der soeben beschriebenen Weise war das Projekt in der Lage, größere Rückschläge zu verkraften. Und die gab es durchaus. So kam es zum Beispiel vor, dass die Lieferanten voneinander erwarteten, bestimmte Teile des Produkts zu liefern. Als dies ein paar Mal nicht der Fall war, suchten die Lieferanten und der Kunde stets die Zusammenarbeit, um eine Lösung zu finden. Das bedeutete auch, dass in einigen Fällen ein Lieferant eine mögliche Lösung vorschlug, von der er auch kommerziell profitieren konnte. Auf diese Weise waren alle zufrieden und es wurde verhindert, dass das Projekt aus dem Ruder lief oder gegeneinander ausgespielt wurde.
Gutes Prinzipalentum
Gute Beschaffung bedeutet in diesem Fall, dass Sie in Ihre Lieferanten investieren, indem Sie Zeit in die Zusammenarbeit mit anderen Lieferanten und Mitarbeitern der auftraggebenden Organisation investieren. Auf diese Weise lernen sich die Lieferanten auch gegenseitig kennen und es entsteht eine echte Netzwerkzusammenarbeit. Sie können gemeinsam aus ihrer Zusammenarbeit lernen und dies bei anderen Kunden einsetzen, wodurch auch ihr wirtschaftliches Interesse gefördert wird. Indem man die Unannehmlichkeiten in einer solchen Zusammenarbeit offen und transparent bespricht, schafft man Vertrauen und die Lieferanten werden auch in schwierigen Zeiten die Extrameile gehen.
Es ist nicht einfach, sich gegenseitig zu helfen, wenn etwas schief läuft oder schief zu laufen droht, anstatt den eigenen Teil zu sichern. Supply Value hat gelernt, dass es möglich ist und dass es viele Vorteile auf allen Ebenen bringt und vor allem Zeit und Geld spart.
Möchten Sie mehr über bewährte Verfahren für die Zusammenarbeit im Netz und gute Beschaffungspraktiken erfahren? Dann kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin mit einem unserer Experten. Sie können den Kundenfall unten herunterladen.
