Die Ausarbeitung einer Ausschreibung ist ein komplexer Prozess, der oft bis zu 9 Monate dauern kann. Wir von Supply Value sind davon überzeugt, dass es auch schneller geht: Wenn man drei Teile dieses Prozesses anders angeht, kann man ihn auf 10 Tage verkürzen. In diesem Blog erfahren Sie, um welche drei Teile es sich dabei handelt, wie man sie anders angehen kann und was die besten Praktiken sind.
Engagiertes Team
Der erste Punkt betrifft das Team, mit dem Sie arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein engagiertes Team haben, das befugt ist, Entscheidungen zu treffen. Mit engagiert meinen wir wirklich engagiert: Während dieser 10 Tage sollte nichts anderes auf der Tagesordnung stehen.
Denken Sie daran, dass dieses Team 10 Tage lang in einem Raum zusammen sein und sehr intensiv zusammenarbeiten wird. Daher ist es wichtig, ein gutes Gleichgewicht zwischen Anstrengung und Entspannung zu halten. So halten Sie das Team motiviert, verhindern Erschöpfung und sorgen für eine gute Atmosphäre.
Entscheidungsfindung
Der Hauptgrund dafür, dass die Ausarbeitung einer Ausschreibung oft viel Zeit in Anspruch nimmt, ist, dass sehr viele Entscheidungen getroffen werden müssen, die alle von verschiedenen Personen im Unternehmen geprüft und genehmigt werden müssen. Das hat zur Folge, dass ein Dokument oft die gesamte Organisation durchläuft und immer wieder ganz unten auf dem Stapel landet. Die zweite Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht daher darin, anders vorzugehen. Anstatt das Dokument zu den Entscheidungsträgern zu bringen, bringen wir die Entscheidungsträger zum Dokument. Informieren Sie die betreffenden Entscheidungsträger rechtzeitig über die zu treffende Entscheidung, stellen Sie ihnen das benötigte Dokument rechtzeitig zur Verfügung, und vereinbaren Sie dann einen Termin für ein Treffen zur Abstimmung. Auf diese Weise schaffen Sie eine Priorität für die Entscheidung und vermeiden lange Wartezeiten für die Zustimmung.
Die Value Sprint-Methode©
Die dritte Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht in der Anwendung der Value-Sprint-Methode. Diese Methode wurde von Supply Value entwickelt und besteht aus einem iterativen Prozess, der zwei Dinge ermöglicht. Erstens ermöglicht Ihnen die Value-Sprint-Methode, sich in die Gedanken und Erwartungen Ihrer Kunden und Stakeholder hineinzuversetzen. Darüber hinaus können Sie mit dieser Methode in einem kurzen Zyklus testen und bewerten, ob die von Ihnen getroffenen Entscheidungen und die von Ihnen gelieferten Ergebnisse diesen Erwartungen entsprechen. Auf diese Weise vermeiden Sie es, eine Entscheidung zu treffen und mit der Ausarbeitung zu beginnen, nur um später festzustellen, dass niemand auf Ihre Idee wartet.
Die traditionelle Art der Ausschreibung, bei der Wünsche und Anforderungen an einem Tisch besprochen werden, funktioniert in dieser Situation nicht. Stattdessen ist es gut, verschiedene interaktive Arbeitsmethoden anzuwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Informationen und das richtige Wissen an die Oberfläche kommen und dabei die richtigen Diskussionen geführt werden. Außerdem ist es auf diese Weise auch leichter, das Energieniveau hoch zu halten.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie die folgenden drei Dinge völlig anders machen können als bei einer normalen Beschaffung, um einen Prozess, der normalerweise Monate dauert, in 10 Tagen abzuschließen:
- Montieren Sie eine engagierte, multidisziplinäre Team und bieten angemessene Beratung;
- Übernehmen Sie die Kontrolle über Entscheidungsfindung durch die Planung von Entscheidungsmomenten mit den Entscheidungsträgern;
- Benutzen Sie die Value Sprint und nutzen interaktive Arbeitsmethoden.
Sie können den Einblick unten kostenlos herunterladen.
