Verschwendung bedeutet, etwas Wertvolles ungenutzt zu lassen. Das ist ein Begriff, den wir alle kennen, aber leider nicht immer erkennen. In jeder Organisation gibt es Verschwendung, die idealerweise so weit wie möglich minimiert oder sogar vermieden werden sollte. Mit diesem Einblick führen wir Sie durch die verschiedenen Varianten der Verschwendung und geben Beispiele anhand des TIMWOODS-Modells. Auf diese Weise geben wir Ihnen Werkzeuge an die Hand, um Verschwendung in Ihrer Organisation zu erkennen.
Lean-Philosophie
Im Wesentlichen bringt die Beseitigung von Verschwendung für ein Unternehmen folgende Vorteile mit sich: geringere Kosten, weniger Risiken, zufriedenere Kunden und Mitarbeiter. Dahinter steht die Lean-Philosophie. In Lean werden 3 verschiedene Prozesse definiert. Erstens der Primärprozess, in dem der Zweck der Organisation verwirklicht wird und die Kernaktivitäten der Organisation dargestellt werden. Die sekundären Prozesse sind die unterstützenden Prozesse, die zur Realisierung des primären Prozesses benötigt werden. Zuletzt folgt der Kontrollprozess, mit dem die primären und sekundären Prozesse (re)kontrolliert werden.
Die Beseitigung von Verschwendung beginnt damit, dass man herausfindet, was in den Augen des Kunden einen Wert darstellt. Dann untersucht man, welche Schritte im Prozess einen Mehrwert schaffen. Eine Aktivität ist wertschöpfend, wenn sie 3 Bedingungen erfüllt:
- Der Kunde muss bereit sein, für die Aktivität zu bezahlen
- Die Tätigkeit muss das Produkt so verändern, dass es dem vom Kunden gewünschten Endprodukt näher kommt.
- Die Tätigkeit muss beim ersten Mal richtig ausgeführt werden
Kurz gesagt, das Ziel ist es, fast nur Prozessschritte zu haben, die einen Mehrwert schaffen. Die dringend benötigten Sekundär- und Kontrollschritte werden ausgeklammert.
Was ist mit der Beseitigung von Abfällen zu gewinnen?
Die Beseitigung von Verschwendung hat für eine Organisation mehrere Vorteile. Im Wesentlichen führt sie zu Kostensenkungen, z. B. durch einen effektiveren Einsatz der Mitarbeiter und damit zu geringeren Arbeitskosten. Niedrigere Kosten bedeuten auf lange Sicht oft höhere Gewinne.
Darüber hinaus haben Mitarbeiter und Kunden einen großen Nutzen davon. Die Beseitigung von Verschwendung in der Kette verkürzt nämlich die Durchlaufzeiten. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, und die Kunden können schneller und effektiver bedient werden. Dies hat den positiven Nebeneffekt, dass die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern steigt.
Schließlich sinken die Risiken, wenn die Kette verkürzt wird. Eine zu lange Kette mit vielen Umwegen birgt Risiken in Form von Informationsverlusten, mehr Engpässen, die zu Verzögerungen führen können, usw. Diese Risiken nehmen automatisch ab, wenn die Gesamtkette verkürzt wird.
Die 8 Arten von Abfall und Beispiele
Um sich die acht größten Abfallarten zu merken und zu identifizieren, wird die Eselsbrücke TIMWOODS verwendet.
Die erste Form des Abfalls im TIMWOODS-Modell ist Transport (T)die unnötige Beförderung von Materialien oder Informationen. So kommt es zum Beispiel häufig vor, dass Lieferfahrer ineffiziente Routen fahren, weil die Kunden unterschiedliche Zeitfenster wählen. PICNIC hat diese Form der Verschwendung geschickt eliminiert, indem es feste Lieferzeiten pro Stadtviertel eingeführt hat. Die festen Lieferzeiten ermöglichen es den Zustellern, eine effiziente Route durch jedes Viertel zu fahren.
Bestandsaufnahme (I) beschreibt das Problem, dass mehr Informationen oder Materialien auf Lager sind, als für den Prozess notwendig sind. Ein Süßwarenlieferant mit großen Lagerbeständen, die nicht direkt verkauft werden, hat beispielsweise das Problem, dass seine Süßigkeiten veralten und er sie mit großen Verlusten an preislich konkurrierende Unternehmen wie Action verkaufen muss.
Dann kommen wir zu Antrag (M), die ineffiziente Bewegung von Menschen. Dies ist eine Verschwendung, die wir alle im Büro erleben können. Von einer Besprechung zur nächsten zu rennen, kostet viel Zeit. Dazu kommt, dass die Termine für die Besprechungen so eng gesteckt sind, dass wir andere Leute warten lassen.
Dies führt uns zum vierten Punkt Abfall (W)ineffizientes Warten auf Materialien und Informationen. Wenn eine Prozesskette sehr lang wird, verschlechtert sich die Kommunikation und mit jedem Schritt steigt das Risiko. Ein Lieferant muss auf die Lieferung seines Vorgängers warten, bevor der Prozess fortgesetzt werden kann. Dieses Problem kann beispielsweise durch klare Prioritäten in einem gemeinsamen Tages- oder Wochenstart gelöst werden.
Überproduktion (O) bedeutet, dass Sie mehr produzieren, als der Kunde verlangt. In dem Moment, in dem man vorausarbeitet, wenn noch nicht alles klar ist, kann es bedeuten, dass man später Nachbesserungen vornehmen muss, weil man nicht die richtigen Annahmen getroffen hat. Dies verursacht auch Mängel (D)Dienstleistungen oder Produkte, die die Erwartungen nicht erfüllen. Verschwendung kann vermieden werden, indem man nicht zu weit vorausplant und die gewonnenen Erkenntnisse einbezieht. Durch die Einbeziehung von Erfahrungswerten müssen Sie das Rad nicht neu erfinden und sparen Zeit.
Überbearbeitung und Unterbearbeitung (O)mehr Arbeit zu leisten, als der Kunde zu zahlen bereit ist, oder zu viel Arbeit zu verlangen, um Qualität zu liefern. Zum Beispiel der Einsatz eines sehr teuren Geräts, wie einer Maschine in einer Druckerei, die Plastifizierung im Format A3 ermöglicht. Diese Ausrüstung ist sehr kapitalintensiv und wird in einer kleinen Druckerei aufgrund der geringen Besucherzahl und der geringen Nachfrage nach plastifizierten Produkten im Format A3 nicht amortisiert. Die Anschaffung würde eine ineffiziente Nutzung der Maschine bedeuten.
Zuletzt erwähnt, aber auch eine häufige Verschwendung sind ungenutzte Fähigkeiten (S). Die Fähigkeiten des Arbeitnehmers kommen beispielsweise dann weniger zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer eine andere Arbeit verrichten muss, als er ursprünglich eingestellt wurde, z. B. aufgrund eines Arbeitsmangels.
Umgang mit Abfall
Um den Schwerpunkt auf die primären Aufgaben zu verlagern, gibt es viele Werkzeuge, die aus der Lean-Philosophie entwickelt wurden, um Verschwendung zu bekämpfen. Sie können zum Beispiel ein Analysewerkzeug wie Value Stream Map oder Branch Time Analysis (Zeit vs. Value) verwenden. Im Kern geht es bei diesen Tools darum, jeden Schritt und jede Aufgabe in einem Prozess zu ermitteln und den Wert anhand wichtiger KPIs zu messen. Für jeden Schritt können Sie schließlich angeben, worin der Mehrwert für den Kunden besteht. Auf diese Weise kann man relativ einfach erkennen, welche Schritte im Prozess einen Mehrwert schaffen. Dann muss der Prozess effektiv umstrukturiert und angepasst werden, damit nur noch die wertvollen Aufgaben im Prozess übrig bleiben.
Selbst anfangen
Nach dieser Erläuterung der verschiedenen Arten von Verschwendung wird es viel einfacher sein, Verschwendung zu erkennen und den Schwerpunkt letztlich auf die wichtigsten Aufgaben zu verlagern. Fragen Sie sich dabei immer: Was ist das Ziel meines Teams oder meiner Organisation und was trägt diese Handlung oder dieser Prozess dazu bei? Letztlich sollte alles, was Sie tun, auf das übergeordnete Ziel zurückgeführt werden können. Wenn es nichts dazu beiträgt, könnte es nur eine Form von Verschwendung sein!
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das mit der Festlegung seiner Ziele, der Verringerung der Verschwendung in der Lieferkette oder der Umsetzung einer Lösung kämpft, können Sie unseren Berater jederzeit um eine unverbindliche Beratung bitten.
