Die ersten Monate des Jahres 2020 sind vorbei und es ist an der Zeit, eine (erste) Bilanz des Jahresplans 2020 zu ziehen. Als Organisation sind Sie auf dem besten Weg, die (strategischen) Ziele, die im effektiven Jahresplan der Organisation festgelegt sind, in Gang zu bringen. Eine gute Strategieumsetzung zeichnet sich u. a. durch eine regelmäßige Steuerung aus. Was oft fehlt, sind die Instrumente und die Einrichtung, um Informationen zu erhalten, die diese Steuerung untermauern. Gelingt es Ihrer Organisation, die richtigen Informationen zu nutzen, um die Umsetzung der Strategie zu steuern?
Mit einem eingängigen Jahresplan allein wird man es als Organisation nicht schaffen. Unzählige Studien befassen sich mit den Gründen, warum Unternehmen und Organisationen bei der erfolgreichen Umsetzung einer Strategie scheitern, kurz: "Why strategy execution fails" (Forbes, 2019). Viele Unternehmen kommen zu früh zu dem Schluss, dass ihre Strategie nicht funktioniert hat und kehren zum "business as usual" zurück. Doch auf welche Informationen stützt sich diese Schlussfolgerung? Das liegt daran, dass viele Unternehmen nicht wissen, wie sie ihre strategischen Ziele tatsächlich erreichen, und daher nicht in der Lage sind, sie zu steuern. Sie erhalten z. B. Managementberichte von vor zwei Monaten, haben keine Ahnung, was die KPIs in dem Bericht bedeuten, investieren Stunden in das Verständnis eines Berichts und haben dann keine Maßnahmen, die auf den Ergebnissen basieren. Es stellt sich dann die Frage, wie dieses Unternehmen zu diesem Schluss gekommen ist und warum es eine vielleicht erfolgreiche Strategie aufgegeben hat.
Erstellung, Überwachung und Steuerung
Die Lösung liegt in der Schaffung einer Struktur, die gute Entscheidungs- und Steuerungsinformationen liefert. Leider stellen wir fest, dass sich viele solcher Managementberichte, wenn es sie überhaupt gibt, auf die Berichterstattung über die Leistung des letzten Monats konzentrieren. Die Leistung der Vergangenheit ist jedoch nicht immer relevant und liefert nicht die gewünschten Informationen, die für die künftige Ausrichtung benötigt werden. Um einen Manager mit Informationen zu versorgen, mit denen er arbeiten kann, ist es zumindest wichtig, dass die Informationen die folgenden Merkmale aufweisen:
1. Die Managementinformationen sind aktuell
In einem früheren Beitrag sprachen wir über die erfolgreiche Umsetzung von Zielen mit den drei Rs: Richtung, Raum und Regelmäßigkeit. Und das R "Regelmäßigkeit" bedeutet, dass die KPIs regelmäßig (monatlich) überprüft werden. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Zahlen aktuell und auf dem neuesten Stand sind. Dies scheint überflüssig zu sein, aber in der Praxis zeigt sich, dass dies bei weitem nicht immer der Fall ist. Oft ist es sehr zeitaufwendig, die richtigen Informationen zu beschaffen und sie in einem Managementbericht zusammenzustellen, so dass die vorgelegten Informationen bereits veraltet sind. Diskutieren Sie also die Februarergebnisse nicht vor Ende März! Es ist nicht nur wichtig, dass die Daten aktuell sind, sondern auch, dass Ihr Prozess so eingerichtet ist, dass die Informationen bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen.
2. Lenkungsinformationen sind eine Übersetzung der Strategie
Neben der Aktualität der Informationen ist es auch wichtig, die richtigen Informationen zu zeigen. Richtige Management- und Steuerungsinformationen zeichnen sich durch eine Verbindung zu diesem Jahresplan aus. Der Jahresplan (für den das OGSM ein Beispiel ist) definiert die Ziel-KPIs (was ist der Punkt am Horizont), die zur Verwirklichung Ihrer Strategie führen müssen. Es sind auch diese KPIs, an denen Sie sich zusammen mit den finanziellen KPIs orientieren müssen. Eine Steuerung nur nach finanziellen KPIs führt nicht zur Umsetzung der Strategie.
3. Visuell und erzählerisch
In einer von Supply Value durchgeführten Studie wurde die Wirkung von narrativen Effekten auf ein Dashboard getestet. Keller und Tergan (2005) kamen zu dem Schluss, dass "Datenvisualisierungen die datengesteuerte Entscheidungsfindung unterstützen, indem sie dafür sorgen, dass das menschliche Verarbeitungssystem effizienter genutzt wird." Dies betrifft sowohl die Menge an Informationen als auch den mentalen Aufwand, den ein Manager benötigt, um die Informationen zu verarbeiten. Daher sollten eine gute Struktur sowie visuelle Techniken zur Verfügung gestellt werden, um die Managementinformationen dem Entscheidungsträger entscheidend näher zu bringen.
4. Vorausschauend und einsichtig
Wenn alle drei vorgenannten Elemente erfüllt sind, kann man wirklich den Schritt von Daten zu Informationen machen. Das letzte Element, das Managementinformationen nützlich macht, ist ein Blick in die Zukunft. Aus Erfahrung wissen wir, dass viele Managementinformationen eher berichtend und beschreibend sind. Wir sind der Meinung, dass ein Manager wissen möchte, was die Leistung des vergangenen Monats bzw. der vergangenen Monate für den Fortschritt der Strategie im kommenden Monat bedeutet. Wenn sich die Leistung negativ auf den Fortschritt bei der Strategie auswirkt, aber innerhalb der im Voraus vereinbarten Toleranzen bleibt, besteht (notwendigerweise) keine Notwendigkeit, zu steuern. Allerdings müssen Anpassungen vorgenommen werden, wenn die Umsetzung der Strategie gefährdet ist. Wenn sich ein Manager dessen nicht bewusst ist, wird die Steuerung immer auf unvollständigen Informationen beruhen.
Gute Managementinformationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie die richtigen Instrumente auf der Zielebene bereitstellen, um die Ergebnisse angemessen zu steuern. Die monatliche Steuerung und die Fähigkeit, die Ausführung Ihrer Strategie zu iterieren, macht Sie als Organisation sehr agil!
