Beste Value-Beschaffung

Best Value Procurement (BVP) ist eine innovative Beschaffungsmethodik, die darauf beruht, den höchsten Wert zum niedrigsten Preis zu beschaffen und zu realisieren (Best Value). BVP bietet den Kunden eine hohe Vorhersagbarkeit des Endziels, ausgedrückt in Kosten, Zeit und Qualität, mit einem Minimum an Aufwand und Kontrolle auf Seiten des Kunden. BVP bietet den Auftragnehmern optimale Möglichkeiten, ihr Know-how zu präsentieren.

Was ist die beste Value-Beschaffung?

BVP kann sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor angewendet werden. Im öffentlichen Sektor kann die Methode in den Rahmen des (europäischen) Vergaberechts integriert werden, wobei der beste Anbieter auf der Grundlage des wirtschaftlich günstigsten Angebots (EMVI) ausgewählt wird. BVP ist dadurch gekennzeichnet, dass der Auftraggeber die Ziele des Projekts definiert, ohne dass er (im Detail) vorschreibt, wie diese Ziele erreicht werden sollen. Also, ja: die Was-Frage festlegen, aber nicht (oder so wenig wie möglich): die Wie-Frage vorschreiben. Dies wird den Anbietern überlassen, die Experten auf ihrem Gebiet sind und am besten (innovative) Lösungen anbieten können.

Value Prozess

1. Vorbereitung des Beschaffungsprozesses: Der BVP-Beschaffungsprozess sollte gut vorbereitet sein. Das Projektteam sollte über Kenntnisse der BVP-Methodik verfügen oder (intern) dafür geschult werden. Im Mittelpunkt der Vorbereitung steht die Ermittlung der Projektziele. Diese sollten so abstrakt wie möglich formuliert werden. In dieser Phase werden die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und damit zusammenhängende Fragen wie die Gewichtungsfaktoren ausgearbeitet.
2. Veröffentlichung der Aufforderung zur Angebotsabgabe: In dieser Phase wird eine Marktinformations- und BVP-Sitzung abgehalten, um die Ausschreibungs- und BVP-Methode zu erläutern. In dieser Phase werden auch die Spezifikationen veröffentlicht, die Nota van Inlichtingen (NII)-Runde(n) findet/finden statt und interessierte Marktteilnehmer geben ein Angebot ab.
3. Auswählen: Die Auswahl des EMVI, des wirtschaftlich günstigsten Angebots, erfolgt anhand der Zuschlagskriterien mit den entsprechenden Gewichtungsfaktoren. Die beste Praxis im BVP ist die Gewichtung von Preis 20% und Qualität 80%. Der 80% ist wie folgt aufgebaut:

• Leistungsnachweis: 20%
• Planung: 5%
• RAVA-Plan (Risk and Opportunity File): 25%
• Interviews: 30%

Bild 1, BVP auswählen

4. Konkretisierung: Mit dem bestbewerteten Anbieter, dem EMVI, wird die Konkretisierungsphase eingeleitet. In dieser Phase muss der Anbieter sein Angebot ausarbeiten und somit präzisieren. Dies ist notwendig, da die Anbieter in der ersten Phase ihr Angebot nur umrissen haben. In dieser Phase muss der ausgewählte Lieferant sein Angebot detailliert ausarbeiten und ein Risikodossier erstellen, in dem er die einzigartigen Risiken, die er für das Projekt sieht, und die Risiken, die der Wettbewerb definiert hat, sowie die Managementmaßnahmen, die er für alle definierten Risiken ergreift, um das Auftreten von Risiken zu minimieren, beschreibt. Auch die vom Kunden gewählten wertsteigernden Optionen werden vom Lieferanten gegen Aufpreis detailliert ausgearbeitet. Ist die detaillierte Ausarbeitung zur vollen Zufriedenheit des Auftraggebers, wird der Auftrag tatsächlich vergeben.

5. Ausführen: In der Ausführungsphase ist der Lieferant für die Verwaltung des Projekts verantwortlich. Dies ermöglicht es ihm, so nah wie möglich am Projekt zu sein und Abweichungen von der Vorlaufzeit, dem verfügbaren Budget und der Qualität der Endlieferung zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erkennen und zu korrigieren. Während des Projektmanagements verwendet der Lieferant die Risikodatei, die in der vorherigen Phase erstellt wurde. Ein eingetretenes Risiko wird, unabhängig davon, ob es in der Risikodatei definiert ist oder nicht, in den wöchentlichen Risikobericht aufgenommen, der dem Kunden übermittelt wird.

Vorteile von BVP

Die Anwendung von BVP in Ihrem Beschaffungs- oder Ausschreibungsprozess hat eine Vielzahl von Vorteilen. Wir haben die größten Vorteile für Sie aufgelistet:

• Die Anwendung von BVP hat eine positive Auswirkungen auf die Leistung des beschafften Projekts in Bezug auf Durchlaufzeit, Kosten und Kundenzufriedenheit. Siehe die von Supply Value in Zusammenarbeit mit der Radboud Universität Nijmegen durchgeführte Untersuchung über europäische ausgeschriebene IKT-Projekte. Siehe auch die Gesamtergebnisse der Anwendung von BVP in 1000 Projekten im Wert von $4,7 Milliarden (pbsrg.com/about/results; Sullivan, Kashiwagi, & Chong, 2007; Kashiwagi, 2011):
  - Kundenzufriedenheit von 98%;
  - Minimierung der Abweichungen bei Kosten und Durchlaufzeit;
  - Risikominimierung und Projektmanagement durch den Kunden bis zu 90%;
  - Steigerung der Lieferanteneinnahmen auf bis zu 100% ohne Erhöhung der Projektkosten.
• Geringere Gesamtbetriebskosten als bei traditionellen (Beschaffungs-)Methoden, bei denen der Preis entscheidend ist. Bei einer traditionellen Beschaffungsmethode werden in der Regel spezifische Anforderungen in Form von Mindestnormen, Standards und Qualitätskriterien formuliert. Damit will der Auftraggeber ein bestimmtes Mindestniveau des gekauften Projekts sicherstellen. In der Praxis scheint dies jedoch den gegenteiligen Effekt zu haben. Alle Anbieter orientieren sich an dem definierten Minimum, um den für die Auftragsvergabe entscheidenden Preis so niedrig wie möglich zu halten. Infolgedessen ist das gewünschte Mindestqualitätsniveau auch zum Höchstniveau geworden, das die Lieferanten liefern werden, siehe Abbildung 2.
• Darüber hinaus, Festlegung von Mindestanforderungen ermöglicht es leistungsschwachen Anbietern, sich erfolgreich um den Zuschlag für das Projekt zu bewerben. Sie können den Auftrag gewinnen, wenn sie alle detaillierten vorgeschriebenen Bedingungen erfüllen. Darüber hinaus wird der Wettbewerbsvorteil der leistungsstarken Lieferanten aufgehoben. Sie können eine bessere Leistung erbringen als das festgelegte Minimum. Dies ist auch in Abbildung 2 deutlich zu erkennen.

Bild 2, Mindestbedingungen

• Die BVP verlangt in der 2. Phase bei der Suche nach dem EMVI von allen Bietern nur noch Rahmengebote. Dies führt zu Vorteilen für die Anbieter und für den Auftraggeber. Die Lieferanten Transaktionskosten sparen für die Ausarbeitung ihres Angebots. Dies erspart den Bietern eine Menge Arbeit in einer Phase, in der die Chancen auf den Zuschlag noch relativ gering sind. Insgesamt umfasst das Angebot jedes Bieters nur wenige Seiten, auf denen sich die Bieter von ihren Mitbewerbern unterscheiden müssen. Darüber hinaus werden die Angebote von Ihrer Organisation auf dominante Unterschiede geprüft. Dies ermöglicht es dem Auftraggeber, mit wenig Aufwand den besten Bieter zu ermitteln. Dieser Anbieter sollte in der 3. Stufe das gesamte Angebot detailliert darlegen, so dass der Auftraggeber prüfen kann, ob dieser Anbieter alle seine Versprechen einhalten kann. Ist dies der Fall und bestehen seitens des Auftraggebers keine Bedenken mehr, wird der Auftrag vergeben.
• Die Die generische Natur der BVP macht sie weithin anwendbar, und zwar für jedes Produkt oder jede Dienstleistung, das/die ausgelagert wird, wo der Markt logischerweise mehr Wissen hat als der Auftraggeber, der Outsourcer.