Professionelles Beschaffungsmodell

Das Professional Procurement Model (PPM) enthält unsere Best Practices für die Einrichtung der Beschaffungsfunktion in Unternehmen und besteht aus der Beschaffungspolitik und -steuerung, dem Beschaffungsprozess und der zugrunde liegenden Beschaffungsinfrastruktur.

Beschaffungspolitik und Governance.

Die Beschaffungsstrategie und die Beschaffungspolitik einer Organisation leiten sich, wenn sie richtig durchgeführt werden, von der Organisationsstrategie ab, die wiederum auf einer internen und externen Analyse beruht. Eine gute Beschaffungspolitik zeichnet sich aus durch: SMARTe Ziele, Fokussierung und klare Entscheidungen, durch die jeder in der Organisation weiß, was von ihm erwartet wird.

Der Aufbau der Beschaffungsorganisation hängt weitgehend vom Umfang und der Komplexität der zu beschaffenden Güter sowie vom Reifegrad der Beschaffungsfunktion ab. Unreife Beschaffungsfunktionen zeichnen sich durch einen administrativen Aufbau aus und sind häufig dezentralisiert. Reifere Einrichtungen konzentrieren sich auf Preis und Kosten (kommerzielle Ausrichtung) und sind oft zentraler organisiert. Die reifsten Beschaffungsorganisationen konzentrieren sich auf die Wertschöpfung. Es gibt unternehmensweite Standards und Berichtslinien, und die Umsetzung erfolgt so nah wie möglich am Geschäft.

Primäre Beschaffungsprozesse

Jede Organisation verfügt über Verfahren zur Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen. Professionellere Organisationen bestellen so viel wie möglich unter Vertrag und verwalten Verträge und Lieferanten selektiv. Die ausgereiftesten Beschaffungsorganisationen setzen ein Category Management ein und prüfen gemeinsam mit den Geschäftsinhabern über mehrere Jahre und auf strategischer Ebene, was benötigt wird.

• Das Category Management konzentriert sich auf die Festlegung und Umsetzung einer langfristigen Beschaffungsstrategie (selbst machen, auslagern, einstellen, gemeinsam machen) und blickt 3 bis 5 Jahre voraus. Dies geschieht nach Beschaffungskategorien, was eine bessere Reaktion auf die Besonderheiten des Lieferantenmarktes für die jeweilige Kategorie ermöglicht. Ziel des Category Management ist es, den Mehrwert zu maximieren und Risiken, Auswirkungen auf Mensch und Umwelt sowie Kosten zu minimieren.
• Bei der Auftragsvergabe geht es um die Ausarbeitung einer Ausschreibungsstrategie, die Durchführung von Marktuntersuchungen (RFI), die Ausschreibung/Beschaffung (RFP), die Auswahl des besten Anbieters und die Konkretisierung des Konzepts und der Pläne, um den Anbieter anschließend unter Vertrag zu nehmen. Sehen Sie sich das IT-Wertvertragsmanagementmodell an.
• Das Vertrags- und Lieferantenmanagement konzentriert sich auf das situationsbezogene Management und die Verwaltung (der Leistung) von Verträgen und Lieferanten, um sicherzustellen, dass Sie während des gesamten Lebenszyklus des Vertrags und/oder der Beziehung zum Lieferanten ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Sehen Sie sich das IT Value Sourcing-Modell an.
• Die Zahlungsaufforderung konzentriert sich auf den Abruf von Waren und Dienstleistungen im Rahmen bestehender Verträge, den Empfang, die Qualitätskontrolle/den Leistungsnachweis und die anschließende Begleichung der Rechnungen.