Ein komplexes Programm, ein sich ständig änderndes Umfeld oder ein Projekt mit mehr als 1.000 Anforderungen und mindestens ebenso vielen Voraussetzungen und Schnittstellen? Dann wird es schnell schwierig, eine Planung zu erstellen, die im Vorfeld die richtige Richtung vorgibt. Unsere Erfahrung zeigt, dass dies nicht an der Qualität der Jahrespläne liegt, sondern dass so viel Unsicherheit eine Rolle spielt, dass der exakt richtige Weg nicht im Voraus abgesteckt werden kann. Dass wir in einer sich ständig verändernden Welt leben, ist inzwischen bekannt, aber warum legen wir unsere Pläne trotzdem für ein oder mehrere Jahre fest? Außerdem machen wir Entscheidungen, die wir in der Vergangenheit getroffen haben, nicht gerne rückgängig; ein Geschäft ist ein Geschäft. Eine Entscheidung rückgängig zu machen, wird oft als Schwäche angesehen. Lassen Sie uns eine agile Organisation werden! Mit einem agilen Jahresplan bringen Sie dies in die Kapillaren der Organisation. Wir erklären Ihnen gerne, was das bedeutet und wie Sie mit einem agilen Jahresplan beginnen können.
Ausrichtung an der Unternehmensstrategie
Bei einer agilen Arbeitsweise ändert sich Ihre Strategie nicht, Sie gehen nur davon aus, dass der Weg zu Ihrem Ziel noch nicht klar ist. Darüber hinaus akzeptieren Sie auch, dass sich das Umfeld Ihrer Organisation ständig verändert. Daher ändert sich auch der Plan. Daher muss der Plan mit der Organisationsstrategie übereinstimmen und ist daher Änderungen unterworfen. Auch im Laufe des Jahres. Wie lauten der Auftrag und die Vision Ihrer Organisation? Und was sind die langfristigen strategischen Ziele Ihrer Organisation? Stellen Sie sicher, dass Sie daraus Ihre strategischen Initiativen für das kommende Jahr destillieren. Diese müssen noch nicht konkret sein, aber Sie können bereits einen Rahmen festlegen und Erwartungen formulieren. Außerdem ist der Weg dorthin noch nicht immer klar.
Kurzes zyklisches Arbeiten mit Quarter-Rocks
Um diesen Weg transparent zu machen, unterteilen Sie ihn in kurze, überschaubare Zeiträume, die iterativ aufeinander folgen, zum Beispiel in Quartale. Zu Beginn des Jahres besprechen Sie die Schwerpunkte, auf die Sie sich für das erste Quartal konzentrieren: den ersten Zyklus. Wir nennen das "Quarterly Rocks". Der Vergleich mit den Epen von Agile ist leicht zu ziehen. Sie zerlegen diese Quartalsfelsen in klare, messbare Schlüsselergebnisse. Diese stehen natürlich im Einklang mit dem Jahresziel. Achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr als 3 bis 5 Quartals-Rocks formulieren, das kann auch bedeuten, dass Sie in einem Quartal weniger Zeit für Ziele aufwenden, die weniger Aufmerksamkeit benötigen. Für jeden vierteljährlichen Felsen schlagen wir wiederum 3 bis 5 Schlüsselergebnisse vor. Das Wertvolle an dieser Methode ist, dass sich jeder über die Priorisierung im Klaren ist.
Der Stand der vierteljährlichen Felsen wird in einer wöchentlichen Sitzung besprochen. Hier werden Maßnahmen verteilt, um Hilfe gebeten und abgeschlossene Maßnahmen überprüft. Es ist wichtig, transparent zu besprechen, welche Maßnahmen investiert werden, und gemeinsam abzuschätzen, wie viel Zeit für die Durchführung einer Maßnahme benötigt wird. Dies kann mit den verfügbaren Stunden für diese Woche abgewogen werden. Von großer Bedeutung ist eine offene Kultur und gegenseitiges Vertrauen innerhalb des Teams. Es kann vorkommen, dass jemand seine Maßnahme nicht abgeschlossen hat, obwohl gemeinsam geschätzt wurde, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird. In einem solchen Fall muss Raum gegeben werden, um um Hilfe zu bitten. Hierfür sind Verständnis und der Wille, sich gegenseitig zu helfen, sehr wichtig. Nehmen Sie sich also auch als Team die Zeit, um zu erfahren, wie viel Zeit Aktionen tatsächlich in Anspruch nehmen. Nach sechs Monaten können Sie eine vernünftige Schätzung vornehmen. Dies geschieht durch einen Rückblick und eine Retrospektive.
Rückblick und Retrospektive
Die allgemeine Frage, die das Team nach einem Quartal beantwortet, lautet: Sind wir auf dem richtigen Weg oder müssen wir Anpassungen vornehmen? Haben wir alle Ziele erreicht? Und wenn ja, waren sie ehrgeizig genug? Oder war mehr drin? Wie ist die Qualität dessen, was wir geliefert haben, was hält der Kunde davon? Wann werden Sie wissen, ob ein bestimmtes Ziel das richtige war? Wenn alle für das vergangene Quartal gesteckten Ziele erreicht wurden, ist es gut zu überlegen, ob die Ziele ehrgeizig genug waren. Unsere Faustregel lautet: Setzen Sie sich ehrgeizige Ziele, die gerade noch erreichbar sind. Wir sind zufrieden, wenn wir 60-80% erreichen, der Champagner wird geöffnet, wenn wir 100% erreichen. Das bedeutet, dass die gesetzten Ziele nur erreichbar sind, wenn alles nach Plan läuft. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass auf diese Weise ein höheres Endergebnis erzielt wird. Wir nennen die Reflexion der Ziele die Überprüfung. Darüber hinaus nutzen Sie eine Retrospektive. Das bedeutet, dass Sie auch über den Prozess und die Art der Zusammenarbeit nachdenken.
Die Schlussfolgerung, ob das Team auf dem richtigen Weg ist oder nicht, hilft bei der Festlegung neuer Ziele. Als Team wissen Sie bereits mehr darüber, inwieweit Sie das Jahresziel erreichen werden, ob es möglich ist, mehr zu tun als im letzten Quartal oder ob es vielleicht notwendig ist, andere Prioritäten zu setzen, die zum Endergebnis beitragen. Auf diese Weise ist es möglich, jedes Quartal Anpassungen vorzunehmen, und innerhalb dieser vierteljährlichen Felsen nehmen Sie sogar wöchentlich während der Teamsitzungen Anpassungen vor. Sie haben eine flexible Organisation geschaffen, die beweglich und in der Lage ist, über ihre eigene Arbeit nachzudenken.
Leiden Sie auch unter Zeitplänen, die oft anders laufen, geändert werden oder nicht eingehalten werden? Oder möchten Sie wissen, welche Möglichkeiten es in Ihrem Unternehmen gibt, um flexibler zu arbeiten? Contact us oder laden Sie die nachstehende Übersicht herunter.
