Messen ist Wissen. Seit den 1990er Jahren ist das Messen von Geschäftsprozessen und Unternehmensleistungen zu einer unverzichtbaren Aufgabe für professionelle Organisationen geworden, unter anderem durch die Balanced Scorecard. Während man anfangs noch von "Performance Measurement" sprach, hat sich in diesem Jahrtausend der Fokus auf "Performance Management" verlagert; und damit von der reinen Messung zur Steuerung der Leistung von Prozessen und Organisationen. Um diese Kontrolle so effektiv wie möglich zu gestalten, benennen Organisationen kritische Leistungsindikatoren (KPIs). Vor allem größere Unternehmen verwenden gerne KPIs, um ihre Organisation, ihr Personal und ihre Prozesse zu messen und zu steuern. In großen multinationalen Unternehmen kann diese Zahl bis zu 15.000 betragen.
15.000 KPIs! Für mich ist das DAS Zeichen dafür, dass ein KPI nicht mehr das tut, was er tun sollte, und dass seine Verwendung dem ursprünglichen Zweck sogar schaden kann. Aber wie können Sie als Unternehmen KPIs effektiv nutzen? In diesem Blog erkläre ich anhand eines Beispiels, wie man planvoll die richtigen KPIs entwickelt.
Schritt 1 - Bestimmen Sie Ihre Vision und Strategie
Der erste Schritt bei der Entwicklung von KPIs besteht darin, die Vision und Strategie der Organisation festzulegen. Schließlich ist der "Erfolg" einer Organisation immer mit ihrem ursprünglichen Ziel verbunden. Eine klar formulierte Strategie ist auch ein sehr effektives Kommunikationsinstrument für alle Mitarbeiter, die schließlich mit den KPIs arbeiten müssen. Dieser Schritt beschreibt im Wesentlichen, was Erfolg für Ihre Organisation bedeutet.
Ein Unternehmen möchte die Effizienz seiner Beschaffungsfunktion verbessern. Daher legt die Organisation die folgende Strategie fest: "Die Wertschöpfung der Beschaffungsabteilung soll innerhalb eines Jahres um 5% gesteigert werden."
Schritt 2 - Beschreiben Sie alle Prozesse im Rahmen der Strategie
Eine klare Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse ist ein absolutes Muss. Die Prozesse sind nämlich die Umsetzung der Geschäftsstrategie. Wenn sie nicht mit der Strategie übereinstimmen und nicht dazu beitragen, diese zu erreichen, verfehlt der KPI sein Ziel. Dieser Schritt hilft bei der weiteren Unterteilung des gesamten Prozesses in kleinere Teilprozesse. Letztendlich ist es wichtig, dass Sie die KPIs zur Messung und Steuerung jedes dieser Teilprozesse verwenden.
Zu den möglichen Prozessen gehören Marktanalyse, Auftragsvergabe, Auswahl, Bewertung sowie die Abstimmung mit den Bedarfsträgern innerhalb der Organisation.
Schritt 3 - Erkennen und Definieren kritischer Erfolgsfaktoren (CSFs).
In diesem Schritt erarbeitet das Team die CSFs, d. h. die verschiedenen Formen des Erfolgs. GFK sind Faktoren, die sich direkt und in hohem Maße auf die Effizienz, Effektivität und Lebensfähigkeit einer Organisation oder eines Produkts auswirken und einen klaren Bezug zur Strategie aufweisen. Prozesse und Aktivitäten, die mit einem CSF verbunden sind, müssen bestmöglich ausgeführt werden, um erfolgreich zu sein. Ein CSF ist ein kurzer Satz, zum Beispiel "Erhöhung der Liefertreue" oder "Erhöhung der Kundenzufriedenheit". Für die meisten Organisationen und Prozesse sind fünf CSFs das Maximum, mit dem man arbeiten kann. Achten Sie darauf, dass die CSFs insgesamt alle (wichtigen) Prozesse im Geltungsbereich abdecken. Wichtig ist auch, dass die CSFs dazu beitragen, die strategischen Ziele zu erreichen.
Die Organisation hat die beiden wichtigsten Erfolgsfaktoren für sich identifiziert: "Verbesserung der Effektivität der Beschaffung" und "Verbesserung des Lieferantenmanagements".
Schritt 4 - Definition von KPIs
Erst im vierten Schritt denken Sie über KPIs nach. Im Gegensatz zu den CSFs sind KPIs quantitativ. Der KPI ist die Art und Weise, wie Sie den CSF messen und kontrollieren werden. Es ist also wichtig, dass Sie sich genau überlegen, wie Sie den KPI messen wollen. Versuchen Sie, einen KPI so einzurichten, dass er als Prozentsatz gemessen werden kann. Außerdem sind Daten, die automatisch erfasst werden, viel praktischer als Daten, die manuell abgerufen werden müssen. Vergewissern Sie sich, dass der KPI klar formuliert ist und dass die Messungen nicht manipuliert werden können. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn mit einem KPI persönliche Boni verbunden sind. Bei der "Preisrealisierung" ist es zum Beispiel sehr wichtig, dass Sie klar formulieren, wie Sie sie berechnen, denn es sind mehrere Definitionen im Umlauf. Beziehen Sie außerdem Ihr gesamtes Team in die Entwicklung von KPIs ein. Viel zu oft werden KPIs von höherer Stelle im Unternehmen vorgegeben. Das verursacht viel Widerstand und sorgt letztlich dafür, dass KPIs weniger Wirkung haben. Beziehen Sie das Team mit ein. Dies führt oft zu neuen Erkenntnissen und höherer Motivation!
Für den KSF "Verbesserung der Beschaffungseffizienz" wurden zwei KPIs ausgewählt: "prozentuale Kostenreduzierung pro Kategorie und Monat" und "prozentualer Anteil der Bestellungen, die pünktlich geliefert werden". Für den KSF "Verbesserung des Lieferantenmanagements" wählte die Organisation einen KPI aus, weil hier die größte Aufmerksamkeit erforderlich ist: "der Prozentsatz der Verträge, die nicht über eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurden".
Schritt 5 - Legen Sie fest, wie die Daten erfasst und die Ergebnisse angezeigt werden
Oft erweisen sich KPIs als unbrauchbar. Zum Beispiel, weil die erforderlichen Daten nicht oder nicht häufig verfügbar sind. Wenn Sie als Organisation Ihre KPI in diesem Moment nicht anpassen, laufen Sie Gefahr, keine oder falsche Ergebnisse zu erhalten, die Sie unwiderruflich in die falsche Richtung führen.
In diesem Schritt ist zu prüfen, woher die Daten stammen können. Werden beispielsweise Verträge zentral gespeichert und wo wird festgehalten, ob sie über einen Rahmenvertrag abgeschlossen werden. Um diesbezügliche Probleme zu vermeiden, ist es ratsam, dies bei der Gestaltung der KPIs zu berücksichtigen.
Schritt 6 - Umsetzung der CSFs und KPIs
In der Implementierungsphase geht das System in Betrieb! Daten werden gesammelt, Berichte werden erstellt und Ihr Team beginnt allmählich, mit dem System zu arbeiten. Hier wird es sehr wichtig, dass Ihr Team lernt, wie man die KPIs verwendet und dass der Datenfluss gesichert bleibt. Häufig ist eine Anlaufphase erforderlich, um zu prüfen, ob alle gesetzten Ziele realistisch sind und ob alle Daten rechtzeitig erfasst werden können. Wie lang dieser Zeitraum genau ist, hängt stark von der Verfügbarkeit der Daten und der Menge der KPIs ab. Besprechen Sie jedoch die Länge dieses Zeitraums im Voraus und halten Sie sich daran.
Schritt 7 - Plan Do Check Act
Der wichtigste Teil der Entwicklung und Verwendung von KPIs ist die Verwendung und Bewertung der KPIs.cog Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre KPIs und deren Annahmen kontinuierlich testen und aktualisieren. Ihre KPIs sollten so flexibel sein wie Ihre Organisation. Ein guter KPI fügt sich nahtlos in die Organisation und ihre Prozesse ein. Ein häufiger Fehler ist, dass Unternehmen relativ leicht neue KPIs hinzufügen, aber vergessen, alte KPIs zu entfernen. Das führt dazu, dass Sie viel mehr KPIs haben als nötig. Zu viele KPIs hindern Sie daran, sich zu konzentrieren, und können dazu führen, dass Sie als Unternehmen das Ruder aus der Hand geben. Mein Rat ist daher, irrelevante KPIs wann immer möglich zu entfernen, anstatt neue hinzuzufügen.
In der Beispielorganisation ist es wichtig, die Nichteinhaltung von Verträgen in Bezug auf das Vertragsmanagement zu messen. Es ist möglich, dass dies im nächsten Jahr nicht mehr zur Strategie beiträgt und der KPI an Priorität verliert. Dann ist es eine Überlegung wert, diesen KPI zu entfernen oder zu ersetzen. KPIs haben immer das Ziel, die Strategie zu erreichen und sind nicht in Stein gemeißelt.
Hat Ihr Unternehmen Probleme mit der Entwicklung, Implementierung oder Auswertung von KPIs oder der Kontrolle der Leistung Ihrer Geschäftsprozesse im Allgemeinen? Wir freuen uns, mit Ihnen mitzudenken! Es ist jederzeit möglich, ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Beratern zu vereinbaren.
