Voer je dagelijks standaardhandelingen uit? Heb je veel administratief werk te doen? Of typ je handmatig gegevens in je systemen? Dit kan sneller en nauwkeuriger door middel van Robotic Process Automation (RPA). RPA is de technologie waarbij computersoftware bedrijfsprocessen automatiseert die repetitief, regelgebaseerd en gestructureerd zijn. Veel financiële organisaties passen deze technologie al toe, maar ook in andere sectoren groeit de populariteit. Aan de andere kant zien we ook dat organisaties het moeilijk vinden om te beoordelen of een bedrijfsproces geschikt is voor RPA-toepassing en wat de verwachte voordelen en kosten zijn. In dit inzicht nemen we kort de factoren met u door die bepalen of RPA succesvol kan worden toegepast op een of meer van uw processen.
Invoergegevens
De kans op een succesvolle RPA-implementatie is het grootst als uw invoergegevens al digital en gestructureerd zijn. Dit betekent dat de gegevens die nodig zijn voor je proces al digital beschikbaar zijn of in ieder geval in een voorspelbaar formaat. Dit komt omdat een robot werkt volgens voorgeprogrammeerde regels, bijvoorbeeld, als de waarde van X groter is dan 500 vul dan veld Y in systeem Z met "ja". Als u uw gegevens niet digitally ontvangt, raden wij u aan uw invoer te digitaliseren voordat u met RPA begint. Oplossingen hiervoor variëren van het scannen van papieren post tot het maken van een portaal waar gegevens worden ingevoerd door uw klanten of een derde partij. Als de invoer niet eens gestructureerd is, kunt u als laagdrempelige oplossing overwegen om formulieren of vragenlijsten te ontwerpen en de indienende partijen te vragen deze te gebruiken.
Stabiliteit van processen en toepassingen
Daarnaast is de stabiliteit van processen en toepassingen een belangrijke factor die meespeelt. Een softwarerobot werkt volgens vaste regels en kan niet omgaan met ongedefinieerde uitzonderingen of onvoorspelbare scenario's. Bovendien moet de geautomatiseerde versie telkens wanneer het proces verandert, worden bijgewerkt. Bovendien moet elke keer dat het proces verandert, de geautomatiseerde versie ervan worden bijgewerkt. Veel van de huidige oplossingen kunnen 'leren' op basis van ervaring met nieuwe input, maar dit vereist nog steeds supervisie van uw mensen. Deze vorm van RPA, waarbij menselijke actie nodig is om de robot te laten werken, wordt ook wel aangedreven RPA genoemd. Bij de andere vorm van RPA, onbeheerde RPA, is er, zoals de naam al aangeeft, geen menselijke actie nodig om de robot te laten werken. In de download gaan we dieper in op deze twee vormen van RPA.
Een RPA oplossing is te allen tijde gerelateerd aan één of meerdere applicaties die het proces ondersteunen. Als een van deze applicaties verandert, moet in ieder geval de impact op de RPA oplossing worden bepaald. Daarom is het goed om van tevoren na te denken als u verwacht dat uw proces of applicaties de komende zes maanden grote veranderingen zullen ondergaan. Denk bijvoorbeeld aan een wetswijziging of organisatorische verandering. In dat geval is het raadzaam om deze veranderingen qua timing zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en de implementatie van een softwarerobot uit te stellen tot na de veranderingen. Op die manier kun je de softwarerobot meteen inrichten voor de nieuwe situatie en maximaal profiteren van de investering in RPA.
Procescomplexiteit
Tot slot is het belangrijk om rekening te houden met de complexiteit van je proces. Uit hoeveel stappen bestaat uw proces, hoeveel beslissingspunten heeft uw proces en hoeveel verschillende toepassingen gebruikt uw proces? Hoe meer stappen, beslispunten en applicaties je proces heeft, hoe complexer de automatisering. Deze beoordeling van de complexiteit is vooral belangrijk om te bepalen of de voordelen opwegen tegen de investering.
Vijf voorbeelden van processen die geschikt zijn voor RPA
Gegevens digitaliseren
Ontvangt u nog steeds aanvraagformulieren op papier of als documenten via e-mail, of typt u gegevens uit het ene systeem in het andere? Een robot kan deze formulieren en gegevens lezen en automatisch invoeren in het bedoelde systeem. Zo heb je up-to-date gegevens in je systemen, efficiënt, foutloos en zonder wachttijden.
Afspraken plannen
Een robot is ook geweldig voor het plannen van afspraken. Een goed voorbeeld is het plannen van afspraken met patiënten. Een robot kan verschillende gegevens verzamelen, zoals patiëntinformatie, het type afspraakverzoek, locatievoorkeur en verzekeringsinformatie. De robot krijgt een duidelijke set "business rules" op basis waarvan de robot de beslissingen kan nemen om de afspraak in te plannen. Op deze manier kunnen afspraken met patiënten efficiënter en sneller worden ingepland, maar wel volgens uw richtlijnen.
Onboarding van werknemers
Het "inwerken" van nieuwe werknemers verloopt vaak volgens een vast proces. Een robot kan ervoor zorgen dat nieuwe werknemers alle informatie krijgen die ze nodig hebben om te voldoen aan de richtlijnen van de organisatie. Bovendien kan een robot, op basis van een gescande ID-kaart en, zoals hierboven vermeld, ingevulde formulieren of zelfs een cv, alle benodigde gegevens in de juiste systemen zetten.
Gegevens combineren
Een robot is ook nuttig voor het combineren van verschillende gegevens uit verschillende bronnen. Een goed voorbeeld is het callcenter. Om de callcenteragent efficiënt te laten werken, wordt alle benodigde informatie over een klant geconsolideerd op één scherm, zodat de callcenteragent alle informatie in één oogopslag ziet en niet in verschillende systemen hoeft te zoeken. Voor het wijzigen van deze gegevens moeten vaak meerdere systemen worden bijgewerkt; hierin kan RPA de callcenteragent veel werk uit handen nemen.
Standaardrapporten
Veel organisaties maken maandelijks terugkerende rapporten met standaardgegevens, denk aan bedrijfsgegevens en budgetten. Het automatisch ophalen van deze gegevens door een robot uit de juiste bronnen en het invullen van het rapport kan ook een laagdrempelig alternatief zijn voor het volledig automatiseren van de rapportages. Hierdoor neemt de administratieve druk af en kunnen medewerkers zich richten op het interpreteren van de rapportage.
Wilt u meer weten over het verschil tussen attended en unattended RPA? Download dan hieronder het aanvullende inzicht.
