Führen Sie täglich Standardtätigkeiten aus? Haben Sie viel Verwaltungsarbeit zu erledigen? Oder geben Sie Daten manuell in Ihre Systeme ein? Mit Robotic Process Automation (RPA) lässt sich dies schneller und genauer erledigen. RPA ist eine Technologie, bei der Computersoftware Geschäftsprozesse automatisiert, die sich wiederholen, regelbasiert und strukturiert sind. Viele Finanzunternehmen setzen diese Technologie bereits ein, aber auch in anderen Branchen wird sie immer beliebter. Andererseits stellen wir fest, dass es für Unternehmen schwierig ist, zu beurteilen, ob sich ein Geschäftsprozess für den Einsatz von RPA eignet oder welche Vorteile und Kosten zu erwarten sind. In diesem Einblick gehen wir kurz auf die Faktoren ein, die bestimmen, ob RPA erfolgreich auf einen oder mehrere Ihrer Prozesse angewendet werden kann.
Eingabedaten
Die Chancen für einen erfolgreichen RPA-Einsatz sind am größten, wenn Ihre Eingabedaten bereits digital und strukturiert sind. Das bedeutet, dass die für Ihren Prozess erforderlichen Daten digitally oder zumindest in einem vorhersehbaren Format bereitgestellt oder verfügbar sind. Denn ein Roboter arbeitet nach vorprogrammierten Regeln, z.B. wenn der Wert von X größer als 500 ist, dann fülle das Feld Y im System Z mit "ja". Wenn Sie Ihre Daten nicht digitally erhalten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Eingaben vor dem Start von RPA zu digitalisieren. Die Lösungen hierfür reichen vom Einscannen der Papierpost bis hin zur Einrichtung eines Portals, in dem die Daten von Ihren Kunden oder einem Dritten eingegeben werden. Wenn die Eingaben noch nicht einmal strukturiert sind, können Sie als niedrigschwellige Lösung die Entwicklung von Formularen oder Fragebögen in Betracht ziehen und die Einsender bitten, diese zu verwenden.
Prozess- und Anwendungsstabilität
Darüber hinaus ist die Prozess- und Anwendungsstabilität ein wichtiger Faktor, der ins Spiel kommt. Ein Software-Roboter arbeitet nach festen Regeln und kann nicht mit undefinierten Ausnahmen oder unvorhersehbaren Szenarien umgehen. Außerdem muss jedes Mal, wenn sich der Prozess ändert, die automatisierte Version aktualisiert werden. Viele der aktuellen Lösungen können aufgrund von Erfahrungen mit neuen Eingaben "lernen", aber dies erfordert immer noch die Überwachung durch Ihre Mitarbeiter. Diese Form von RPA, bei der der Roboter von Menschenhand gesteuert werden muss, wird auch als betreutes RPA bezeichnet. Bei der anderen Form von RPA, dem unbeaufsichtigten RPA, ist, wie der Name schon sagt, kein menschliches Eingreifen erforderlich, damit der Roboter arbeiten kann. In diesem Download werden wir Ihnen diese beiden Formen von RPA näher vorstellen.
Eine RPA-Lösung ist immer mit einer oder mehreren Anwendungen verbunden, die den Prozess unterstützen. Wenn sich eine dieser Anwendungen ändert, müssen in jedem Fall die Auswirkungen auf die RPA-Lösung bestimmt werden. Daher ist es gut, sich im Voraus Gedanken zu machen, wenn Sie erwarten, dass Ihr Prozess oder Ihre Anwendungen in den nächsten sechs Monaten größere Änderungen erfahren werden. Denken Sie zum Beispiel an eine Gesetzesänderung oder eine organisatorische Veränderung. In diesem Fall ist es ratsam, diese Änderungen zeitlich so weit wie möglich zu koordinieren und die Implementierung eines Software-Roboters auf die Zeit nach den Änderungen zu verschieben. Auf diese Weise können Sie den Softwareroboter sofort für die neue Situation einrichten und den maximalen Nutzen aus der Investition in RPA ziehen.
Komplexität der Prozesse
Schließlich ist es wichtig, die Komplexität Ihres Prozesses zu berücksichtigen. Aus wie vielen Schritten besteht Ihr Prozess, wie viele Entscheidungspunkte hat Ihr Prozess und wie viele verschiedene Anwendungen verwendet Ihr Prozess? Je mehr Schritte, Entscheidungspunkte und Anwendungen Ihr Prozess hat, desto komplexer ist die Automatisierung. Diese Bewertung der Komplexität ist besonders wichtig, um festzustellen, ob der Nutzen die Investition überwiegt.
Fünf Beispiele für Prozesse, die sich für RPA eignen
Daten digitalisieren
Erhalten Sie immer noch Bewerbungsformulare auf Papier oder als Dokumente per E-Mail oder tippen Sie Daten von einem System in ein anderes? Ein Roboter kann diese Formulare und Daten lesen und sie automatisch in das vorgesehene System eingeben. Auf diese Weise haben Sie aktuelle Daten in Ihren Systemen, effizient, fehlerfrei und ohne Wartezeiten.
Planung von Terminen
Ein Roboter eignet sich auch hervorragend für die Terminplanung. Ein gutes Beispiel ist die Planung von Patiententerminen. Ein Roboter kann verschiedene Daten erfassen, z. B. Patienteninformationen, die Art der Terminanfrage, die Ortspräferenz und Versicherungsinformationen. Dem Roboter wird ein klarer Satz von "Geschäftsregeln" vorgegeben, auf deren Grundlage er die Entscheidungen für die Terminvergabe treffen kann. Auf diese Weise können Patiententermine effizienter und schneller, aber nach Ihren Vorgaben geplant werden.
Onboarding von Mitarbeitern
Das "Onboarding" neuer Mitarbeiter folgt häufig einem festgelegten Prozess. Ein Roboter kann sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um die Unternehmensrichtlinien zu erfüllen. Außerdem kann ein Roboter aus einem gescannten Ausweis und, wie oben erwähnt, ausgefüllten Formularen oder sogar einem Lebenslauf alle erforderlichen Daten in die richtigen Systeme eingeben.
Kombinieren von Daten
Ein Roboter ist auch nützlich, um verschiedene Daten aus unterschiedlichen Quellen zu kombinieren. Ein gutes Beispiel ist das Call Center. Damit der Callcenter-Agent effizient arbeiten kann, werden alle notwendigen Informationen über einen Kunden auf einem Bildschirm zusammengefasst, so dass der Callcenter-Agent alle Informationen auf einen Blick sieht und nicht in verschiedenen Systemen suchen muss. Das Ändern dieser Daten erfordert oft die Aktualisierung mehrerer Systeme; hier kann RPA dem Call Center-Agenten viel Arbeit abnehmen.
Standardberichte
Viele Unternehmen erstellen monatlich wiederkehrende Berichte mit Standarddaten, z. B. Geschäftsdaten und Budgets. Das automatische Abrufen dieser Daten durch einen Roboter aus den richtigen Quellen und das Ausfüllen des Berichts kann auch eine niedrigschwellige Alternative zur vollständigen Automatisierung der Berichte sein. Dies verringert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die Interpretation der Berichte zu konzentrieren.
Möchten Sie mehr über den Unterschied zwischen beaufsichtigtem und unbeaufsichtigtem RPA erfahren? Dann laden Sie sich unten den zusätzlichen Einblick herunter.
