Am Montag, den 27. September 2021, begann ein 11-köpfiges Team der Netzgesellschaft Alliander und Supply Value mit der Vorbereitung der europäischen Ausschreibung für MRO-Leistungen. Das Ziel war es, diese Ausschreibung innerhalb von 10 Arbeitstagen zu schreiben. Supply Value hat mit Annemieke Theloosen und Anouk van Dam darüber gesprochen, wie sie diesen Prozess erlebt haben.
Über MRO-Artikel
MRO steht für Wartung, Reparatur und Betrieb. Diese Artikel sind für die Aufrechterhaltung des Hauptprozesses von Alliander, nämlich den Bau und die Instandhaltung der Gas- und Stromnetze, erforderlich und werden von Mechanikern, Auftragnehmern und in Projekten, die von und für Alliander durchgeführt werden, verwendet. Beispiele für diese Artikel sind Werkzeuge, Befestigungsmittel sowie Schrauben und Muttern.
Die Ausarbeitung eines Angebots ist ein komplexer Prozess, der oft viel Zeit in Anspruch nimmt
Bei Alliander dauert es im Durchschnitt etwa 9 Monate, bis eine Ausschreibung veröffentlicht wird. Dies ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Der Grund dafür ist, dass Alliander aufgrund seiner entscheidenden Rolle im Energiebereich mit umfangreichen Entscheidungsverfahren, oft komplexen Fragen, einer Vielzahl von Interessengruppen und einer intensiven Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen konfrontiert ist. Intensive Zusammenarbeit führt zwangsläufig zu Diskussionen. Die Vorbereitung von Ausschreibungen ist oft ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess.
Nicht alle Ausschreibungen eignen sich für diesen Ansatz
Wir haben lange recherchiert, welches Angebot Sie mit diesem Supply Value-Ansatz auf den Markt bringen wollten. Im Nachhinein erwies sich die Ausschreibung für MRO-Artikel als recht komplex. Sind Sie im Nachhinein froh, dass diese Ausschreibung gewählt wurde? Oder hätten Sie vielleicht eine weniger komplexe Ausschreibung bevorzugt?
"Wir sind sehr froh, dass wir diese Ausschreibung mit Hilfe Ihres Ansatzes vorbereitet haben. Wir sind bei dieser Ausschreibung in Zeitnot geraten, aber mit Hilfe des 10-Tage-Programms konnten wir die Dokumente vorbereiten und sie dem Verwaltungsrat innerhalb eines sehr kurzen Zeitrahmens vorlegen. Dadurch sind wir gezwungen, uns auch auf komplexere Themen effizienter vorzubereiten.
Die Ausschreibung für MRO-Artikel ist bezeichnend für die Komplexität der Ausschreibungen bei Alliander, und daher war es ein guter Test, sie überhaupt auf andere Ausschreibungen anzuwenden."
Die Erfahrungen mit diesem Ansatz sind sehr positiv
Für Alliander war diese Art der Ausschreibung neu. Supply Value, das diesen Ansatz bei zahlreichen Kunden anwendet, stellt fest, dass viele Organisationen Mühe haben, die Vorbereitung der Ausschreibung unterhaltsam und effektiv zu gestalten. Es ist auch schön zu sehen, dass die interne Organisation den Fortschritt der Ausschreibung genau überwacht. Was sind Ihre Erfahrungen?
"Innerhalb von Alliander verwenden wir die Worte SAMEN, FOCUS und DOEN (TOGETHER, FOCUS and DOING). Der Ansatz der Ausschreibung in 10 Tagen passt perfekt dazu! Der Ansatz hilft Alliander, schnellere Entscheidungen zu treffen, seine Zeit effizient zu nutzen und gibt 100% Fokus. Die Ausschreibung in 10 Tagen erfordert ein spezielles Team, das für die 10 Tage freigestellt wird, so dass man sich voll auf die Ausschreibung konzentrieren kann. Wir haben auch festgestellt, dass Plenardiskussionen innerhalb des Teams oft langwierig waren, aber der Ansatz "zwang" uns, Entscheidungen zu treffen.
Allerdings ist die gemeinsame Arbeit an der Ausschreibung an zehn aufeinander folgenden Tagen sehr intensiv, sie verlangt dem Team viel ab, und es war schwierig, dafür zu sorgen, dass wir uns abends nicht noch an unsere reguläre Arbeit setzen."
Die gegenseitige Zusammenarbeit verlief reibungslos
Wie ist die Zusammenarbeit verlaufen? Was ist Ihrer Meinung nach gut gelaufen oder was hätte besser sein können?
"Die intensive Zusammenarbeit wurde vom gesamten Team als sehr angenehm empfunden. Die Intensität schuf ein Band des Vertrauens: Jeder hatte Vertrauen in die Kompetenz des anderen, traute sich aber auch, zu sagen, wenn er anderer Meinung war. Die Supply Value-Kollegen waren wirklich Teil des Teams und standen nicht am Rand und schauten zu, sondern arbeiteten aktiv mit. Die Energizer trugen dazu bei, dass man sich informell kennenlernte, was auch dazu führte, dass man einander vertraute und sich gegenseitig schätzte. Man denkt vorher, dass ein Energizer nicht notwendig ist, aber hinterher merkt man wirklich, dass er hilft. Auch dem Team hat es sehr gut gefallen."
Diese Art der Ausschreibung ist unbedingt zu empfehlen
Würden Sie wieder auf diese Weise ausschreiben? "Wir werden auf jeden Fall häufiger auf diese Weise ausschreiben und auch ein Hybridmodell in Betracht ziehen. Der Hauptgrund dafür ist, dass dies Alliander die Möglichkeit gibt, mehr Ausschreibungen auf jährlicher Basis zu veröffentlichen, was zu seiner Rolle im Hinblick auf die Energiewende beitragen wird.
Einige Lektionen gelernt
- Denken Sie im Voraus sorgfältig über die Voraussetzungen nach und stellen Sie sie gut zusammen. Ist das Kern- und Validierungsteam gut genug vertreten? Überlegen Sie vor allem, welche zu liefernden Ausschreibungsunterlagen zu Verzögerungen führen könnten.
- Überlegen Sie sorgfältig, welche Standardvorlagen in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden sind und wo Sie eventuell noch etwas nachbessern müssen. So stellen Sie sicher, dass Sie während der 10-Tage-Frist nicht mit leeren Händen dastehen.
- Führen Sie eine Ausschreibung in 10 Tagen mit einem engagierten Team durch, das befugt ist, Entscheidungen zu treffen. Engagiert bedeutet in diesem Fall, dass während dieser 10 Tage nichts anderes auf der Tagesordnung stehen sollte. Schaffen Sie auch Raum, um sich persönlich kennenzulernen; schließlich werden Sie zwei Wochen lang (sehr) intensiv zusammenarbeiten.
- Planen Sie genügend Zeit zum Schreiben ein. Es ist wichtig, die Fragen, Anforderungen und Wünsche des Kunden so klar und konkret wie möglich zu beschreiben. Es braucht Zeit, diese Dinge richtig zu Papier zu bringen, aber achten Sie darauf, die Gespräche von Anfang an kurz zu halten.
- Planen Sie außerdem genügend Zeit für die Überprüfung ein, damit jeder weiß, was in den Stücken enthalten ist.
- Achten Sie darauf, jeden Tag zu überprüfen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Auf diese Weise werden Sie sich auch nach den 10 Tagen noch weiter verbessern.
- Planen Sie als Teilnehmer an der 10-Tage-Frist einen zusätzlichen Tag ein, um einen Auslauf zu gewährleisten oder um in Ruhe arbeiten zu können.
Das Projektteam
Im Namen von Alliander: Annemieke Theloosen, Wouter Bregonje, Anouk van Dam, Elsbeth Janssens, Roberto Pavan, Marnix de Vries, Thole Prenger und Bert van Norden
Im Namen von Supply Value: Joris van Lierop und Vincent Abbenhuis
Ausschreibungen in 10 Tagen
Die Ausarbeitung einer Ausschreibung ist ein komplexer Prozess, der oft bis zu 9 Monate dauern kann. Wir von Supply Value sind überzeugt, dass es auch schneller geht. Indem wir drei Teile des Beschaffungsprozesses anders angehen, ist es möglich, den Prozess auf nur 10 Tage zu verkürzen. Die drei Zutaten dafür sind: Ein engagiertes und multidisziplinäres Team, interne Entscheidungsfindung und die Anwendung der Value Sprint-Methode. Laden Sie die Toolkit hier um mehr zu erfahren!
